MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

kedni képes iratkezelő alkalmazásokban az elektronikus irat már nem pusztán egy fájl valamely könyvtárban tárolva. Ha biztosítani akarjuk, hogy azt egy nagy szervezet minden dolgozója egységes elvek szerint találja meg, magát a fájlt ki kell egészíteni olyan járulékos „adat- lappal" (iratkartonnal), amely információkat tárol az irat legfontosabb tartalmi és formai paramétereiről, illetve a szervezet számára hasznos egyéb jellemzőiről. Lévén nagy mennyiségű iratról szó, ez praktikusan egy adatbáziskezelő eszköz rendszerbe építésével oldható meg. Mi az elektronikus irat ? 3- ábra A nyilvántartás természetesen csak akkor egzakt, ha minden egyes iratfájlhoz függetlenül annak formátumától, egy és csak egy adatbázis bejegyzés (karton) tartozik. Az adatbáziskezelő eszköz nem csak a felhasználó számára hasznos információkat tárolja a fájlokról, hanem azok fizikai tárolási helyét és egyéb azonosító kódjait is, s mindezt természetesen a felhasználók elől elrejtve. így jön létre egy rendkívül szoros és felbonthatatlan kapocs az elektronikus irat két alkotó eleme között. A megoldás hasonló egy klasszikus könyvtári kartoték rendszerhez, azzal a különbséggel, hogy itt semmi nem szab határt a kartonon az irattal összefüggésben tárolható információk sokféleséségnek és mennyiségének.