MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

3./ Selejtezési mintajegyzék az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz Az 1957-1973 között keletkezett iratok selejtezési mintajegyzékének alapját az 1/1960^ KE. számú utasításban közzétett selejtezési ügykörjegyzék adja. Ez az első utasítás a tanácsok történetében, amely a selejtezhetőség meghatározását is tartalmazza. Miután 1956 végén a tanácsoknál bevezették a sorszámos és alszámos iktatást, az 1957 után keletkezett iratok meghatározásához nem volt más lehetőségünk, mint az 1960-as utasítást alkalmazni. Ez azért rendhagyó eljárás, mert az irattári tervek visszamenő hatályát szakmailag nem tartjuk elfogadhatónak. Az egykorú 1960-as rendelet általános és különös részre osztva tárgyalta - az egyes részeket alfabetikus sorrendbe szedve - a tanácsoknál előforduló ügykörök iratainak értékelését, és határozta meg a selejtezési idejüket. Első kezdeményezés lévén, az iratanyag nagy tömegét minősítette nem selejtezhetőnek. A selejtezési mintajegyzék készítésekor elsődleges feladatunk a nem selejtezhető iratok körének csökkentése volt. A selejtezési idők alkalmazását szükségtelennek minősítettük, mivel a keletkezési időtől számítva, már csak a 75 év után selejtezhető anyag nevesítése szükséges. Az iratértékelési munka befejezését követően a mintajegyzék formájáról is döntenünk kellett, s mint a napi munkához legmegfelelőbbet készítettük el a végső formát. Több lehetőség közül is választhattunk. Lehetőségünk volt megtartani az általános és különös rész elkülönítését, de elvetettük, mivel az eredeti megkülönböztetési funkció értelmét vesztette. Felmerült az a gondolat, hogy az eredeti utasítással ellentétben, a tételeknek adjunk jelzőszámot a használat megkönnyítése érdekében. Mivel a jelzőszámot az irat nem tartalmazza és utólag ráírni nagy és fölösleges munka, ezért ezt az ötletet is elvetettük. Végezetül maradt a tételek ábécé rendje az általános és különös rész összeolvasztásával. Külön szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy ebben a korszakban már léteztek megyei és járási jogú városok. A jogálláshoz kapcsolódó iratok elkülönítése a megyétől és a járástól áttekinthetetlenné tette volna a napi munka számára a jegyzéket, így a városi szinthez kapcsoltuk. A jegyzék jelenlegi formájában ügyiratszintű selejtezéshez használható. A selejtezési munka során különös figyelmet kell fordítani a fel-