MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

I. A GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA AKTUÁLIS KÉRDÉSEI

Felhívjuk a figyelmet arra is, hogy minél alacsonyabb szintű a selejtezés alá vont tanács, az irataiban annál inkább jelentkeznek az értékes helyi sajátosságok, s így a selejtezést célszerű még gondosabban végezni. 2./ Selejtezési mintajegyzék az 1952-1956között keletkezett iratokhoz A jegyzék alapja a 178/1951. MT. rendeletben kiadott ún. csoportszámos iratkezelési utasítás. Az utasítás kiadására a rendszámos iktatás hibái miatt került sor. A rendszer alapja a decimális szerkezetű csoportszám volt, amelyet nevének megfelelően alcsoportokra lehetett bontani. A Botár-féle rendszerhez hasonlóan ez az utasítás sem tartalmazott a selejtezhetőségre és a levéltári átadásra javaslatot. A csoportszámos iratkezelés korszakában - egyben a tanácsok történetében- 1954 mérföldkőnek számít. Ekkor bővült ki a tanácsok köre a megyei jogú városok illetve a járási jogú városok szintjével. Célszerűségi okokból a két új típusú város minősítését a városok szintjén végeztük el az egész korszakra vonatkozóan. A selejtezési mintajegyzékben pótoltuk a selejtezhetőségi hiányokat az egykorú tanácsi szinteknek megfelelően, a levéltárba adási javaslat külön feltüntetését ezúttal sem tartottuk szükségesnek. A selejtezhető nem selejtezhető megjelölés mellett alkalmaztuk a személyzeti iratok jelölésére a 75 éves őrzési időt. Tekintettel arra, hogy a csoportszámok sokszor eltérd értékelésű iratokat is tartalmaznak, a mintavétel lehetőségét is feltüntettük a tervezetben. A jegyzékünk alapján tételszintű selejtezést lehet végezni. Szeretnénk azonban felhívni a figyelmet, hogy ebben a korszakban a csoportszámok alkalmazásánál igen eltérő gyakorlatot tapasztaltunk, így célszerű a csoportszámok tényleges tartalmáról az iktatókartonok segítségével, vagy próbaselejtezéssel meggyőződni. Több kollégánk is jelezte, hogy a megyei és járási anyagban, sőt városoknál is találtak az iratkezelők számára készült segédleteket, amelyek a csoportszám alá sorolt valamennyi tárgykört felsorolják. Érdemes ilyet keresni, ha nincs iktatókarton.