MLE 2001. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2002)

VI. PÁLYÁZATI ÜGYEK - GAZDASÁGI, PÉNZÜGYI KÉRDÉSEK

Az elszámolást követő 30 nappal kívánta a pályázati pénzösszeget utalni az intézmények részére. Ez likviditási gondokat okozott volna, ezért szerződésmódosításért fordult több megyei levéltár a Közgyűjteményi Főosztályhoz, hogy a pályázati pénzt utalják utólagos elszámolással az intézmény számlájára. Ez meg is történt, a minisztérium a megvalósítási határidőt is módosította és a pénzt átutalta azoknak az intézményeknek, amelyek ezt igényelték. A szerződés-módosítás és egyéb adminisztrációs dolog azonban hosszú időt vett igénybe. így volt olyan levéltár, ahol a számla kifizetésének húzódása miatt a késedelmi kamat csaknem 100 ezer forint volt. Indokolatlanul soknak tartjuk a megvalósítás és az elszámolás közötti 3-4 hónapos határidőt. Inkább a végrehajtás határidejét hosszabbították volna meg, az ezt növelő elszámolásra adminisztrálásra elég 1 hónap is. A pályázatok elszámolásánál előforduló anomáliák: • ha a döntés meghozatala úgy elhúzódik, hogy újra be kell szerezni a köztartozásokról az igazolásokat, • kedvező elbírálás esetén a megítélt összeg a megvalósítani kívánt feladat elvégzéséhez kevés, • ha az elhúzódó döntési mechanizmus miatt a megvalósításra kevés idő marad, • ha az elhúzódó döntés miatt az árajánlatban szereplő összegért már nem valósítható meg az eredeti feladat, • ha megkaptuk az igényelt összeget, de a nem az általunk priorizált jogcímekre használható fel a pályázati pénz Az elszámolás technikai részei: • a számlák eredeti példányát záradékolni kell, (Felhasználva az XY pályázathoz dátum, aláírás, pecsét) • ha nem eredeti számlát küldünk az elszámoláshoz, akkor rá kell vezetni, hogy a számla az eredetivel mindenben megegyezik, • csak olyan elszámolást lehet elküldeni, melyről a szerződés rendelkezett - ha időközben módosul valami -, szerződés módosítást kell kérni,