Levéltári Szemle, 71. (2021)
Levéltári Szemle, 71. (2021) 1. szám - Fehér Csaba–Haász Réka–Horváth M. Ferenc– Koltai Gábor–Szabó Attila–Szabó Bence: Beszámoló a Gazdasági és társadalmi szervek illetékességének elhatárolására alakult ad hoc bizottság tevékenységéről (2018. június)
18 Levéltári Szemle 71. évf . A civil szervezetek, illetve ezek maradandó értékű iratai alapvetően kétféle módon kerülhetnek a levéltárak látókörébe. Egyfelől aktív gyűjtőterületi munka során a levéltár keresi meg a gyűjtőköri listáján vagy a gyűjtőterületi koncepciójában szereplő szervezeteket, sikeres kapcsolatfelvétel esetén pedig magánjogi szerződés keretében állapodik meg velük a maradandó értékű iratok átadás-átvételéről. Másfelől a levéltárat keresik meg egy – létező/megszűnő/megszűnt – civil szervezet iratainak átadása végett. Míg az első mód keretei előre tervezhető kapcsolatfelvételt eredményezhetnek, utóbbi esetében először meg kell vizsgálni, hogy a megkeresésben szereplő civil szervezet melyik levéltár gyűjtőkörébe tartozik. A levéltárakhoz érkező megkeresések jöhetnek magától a civil szervezettől, annak valamely tagjától, a fővárosi/megyei törvényszékektől, a felszámolótól, a kormányhivataloktól, az önkormányzatoktól, érdekelt magánszemélyektől, illetve esetleg más levéltártól, amelyik arra a következtetésre jutott, hogy az őt megkereső szervezet iratai más levéltár gyűjtőkörébe tartoznak. A levéltári gyakorlatban általában a fel- vagy végelszámolásra jutott szervezetek kerültek eddig a levéltárak látókörébe vagy magániratfelajánlások részeként jutottak levéltári őrizetbe. A fővárosi/megyei törvényszékek rendszeresen értesítik ugyanis a közlevéltárakat bizonyos szervezetek felszámolásáról, elküldve a vonatkozó végzéseket, amelyek többek között a felszámolt szervezetek nevét, címét, illetve a felszámoló cég vagy biztos nevét is tartalmazzák. A fővárosi és megyei cégbíróságok ezenkívül a végelszámolások befejezéséről is értesítik a levéltárakat. A megkeresések azonban korántsem mindig egyértelműek, jelen javaslatban sem tudunk általános meghatározást adni, mely szempontok szerint lehet egyértelműen eldönteni, melyik civil szervezet iratanyagát vehetné át egy levéltár, illetve azt sem lehet mindig előzetesen meghatározni, hogy melyik civil szervezet melyik levéltár gyűjtőkörébe tartozik. Alapelvként azt érdemes rögzíteni, hogy a civil szervezetek megkereséseinek elbírálása nem automatikus folyamat, hanem egyedi elbírálást igénylő munka, amelynek során a civil szervezet feladataira, fennállásának idejére, székhelyére és működési területére egyaránt figyelemmel kell lenni. ▶ Bizottsági javaslat: A levéltárak civil szervezetekre vonatkozó gyűjtőkörét a szervezetek működési területe szerint érdemes elkülöníteni. Azaz az országos hatáskörrel, több megyében – a Civil tv. alapján, ha a civil szervezet legalább hét megyében tartós tevékenységet végez – működő szervezetek az MNL OL gyűjtőköréhez tartozzanak, míg a megyei vagy helyi szinten működők a területileg illetékes közlevéltárhoz. A megyéket illetően ez kevesebb problémát jelent, egy adott megye területén székhellyel bíró szervezet ugyanis zömében ugyanabban a megyében fejti ki tevékenységét, és ilyenkor az MNL megyei tagintézménye járhat el ügyében. A regionális civil szervezetek esetében a területileg érintett levéltáraknak egymással kell egyeztetniük. Fehér Cs.–Haász R.–Horváth M. F.–Koltai G.–Szabó A.–Szabó B.
