Levéltári Szemle, 70. (2020)
Levéltári Szemle, 70. (2020) 3. szám - Forrás és érték - Köcze László: Vállalati iratok gyűjtése: szabályozások és intézményi keretek a gépipar példáján I.
40 Levéltári Szemle 70. évf . megoldására rögtön megoldási javaslat is született, úgymint „az irattári rendszer” felállítása, illetve az azonos típusú vállalatok azonos irattári rendszerének kialakítása és az iratok feletti levéltári kontroll vállalaton belüli garanciájaként elképzelt irattáros személyzet kiképzése. 18 A javaslatokkal szemben a korabeli szabályozások sorában azonban inkább az ellentmondások szaporodtak, így bár a KGM rendeleteiben átvették az „irat” és az „irattár” fogalmakat, más rendelkezések azonban ezt figyelmen kívül hagyták, legyen szó akár magasabb, akár alacsonyabb szintű szabályozásról. Nem segítette például a (vállalati) irat megfelelő fogalmának elterjedését, hogy ebben az időben jelent meg az Elnöki Tanács 1954. évi 4. sz. törvényerejű rendelete a műszaki emlékek védelméről. A háború utáni műszaki muzeológia intézményesülésének alapvető dokumentuma szerint ugyanis műszaki emléknek lehetett nyilvánítani „a műszaki emlék jellegű tárgy tartozékait, eredeti vagy későbbi ábrázolását, ismertetését, illetőleg az azt tartalmazó iratot [...] tekintet nélkül arra, hogy az ábrázolt, illetőleg leírt tárgy korábban már megsemmisült (2. §.).” A műszaki emlékként meghatározott iratokat a tvr. ki is vonta a levéltári rendszer illetékességéből és rögzítette, hogy a népművelési miniszter intézkedhet a műszaki emlék múzeumi elhelyezéséről (5. §.). (Ennek hatásáról a későbbiekben még lesz szó.) Ehhez hasonlóan problémás volt a Kohó- és Gépipari Minisztérium által 1954-ben az iparvállalatok számára kiadott mintaügyrend is, ahol az igazgató alá rendelt irattár feladatkörét kizárólag az érkező és kimenő posta iktatásában, a kimenő és beérkezett ügyiratok másolatának őrzésében és az iratselejtezések végrehajtásában jelölték meg. Ez kiegészült a kisebb vállalatok esetében a nyomtatványok és irodaszerek raktározásának feladatával. Ettől elkülönült a titkos ügyiratok irattára, amely az ügy kezelés alá tartozott, illetve a műszaki titkárság alá tartozó műszaki dokumentációs tájékoztató csoport, amelynek feladata a „teljes műszaki dokumentáció” nyilvántartása (és a műszaki könyvtár irányítása) volt. Mindeközben a főkonstruktor 18 Kiss, 1952a: 52. Hasonló javaslatokhoz (központi irattárak létrehozására kötelezett vállalatok körének meghatározása, illetve az iratkezelés rendjének egységesítése) ld. Soós, 1953: 88. Soós Imre írásában ugyanakkor fontos, általánosabb megjegyzéseket is tett a vállalati iratkezelésről, feltárva annak eltérő jellegét és funkcióját: „A közhivatalok [...] iratainak rendszerezését az iktatóhivatal végzi el. Az irat az iktatás során kapja meg az iktatószámot, csoportszámot [...], amely aztán alapját képezi az irattári lerakásnak is. A vállalatoknál ezzel szemben a legtöbb esetben nincs külön iktatóhivatal, iktatás is ritkán. Ha néhol iktatják a levelezést, ezt a munkát a vállalati irattár végzi el, de az itt nyert iktatószám sem azért jön létre, hogy az irattári sorbarakás alapját képezze, hanem csupán mellékes célból: hogy az ügyfél a kimenő levelen valamilyen hivatkozási számot kapjon, vagy azért, hogy az irat vándorlását az ügyintézők között nyomon lehessen követni. Miután az ipari vállalatok legtöbbjében még ilyen fejletlen iktatás sem mutatkozik, megállapítható, hogy a vállalatoknál az iktatás szerepe jelentéktelen, a rendszerezés munkáját az irattárba érkezése után az irattár végzi el, éspedig kizárólag az irattári lerakás érdekéből s ez az irattári rendszer független az itt-ott meglévő iktatástól. [...] az ipari vállalatok iratkezelési rendszere tehát nem iktatási rendszer, hanem irattári, iratelhelyezési rendszer.” 86–87. Az államosítás előtti vállalati irattárakról ld. még Kiss, 1953: 66–69. Köcze László
