Levéltári Szemle, 70. (2020)

Levéltári Szemle, 70. (2020) 3. szám - Bényei Balázs: A levéltári törvény és végrehajtási rendeleteinek módosítása a gyakorlatban

17

2020/3. ▪

5

–

21.

képességét. Feltétel ugyanakkor, hogy a megsemmisítés előtt az érintett iratokat irattári tételbe kell sorolni, és az irattári terv alapján maradandó értékűnek minősülő iratok esetében ki kell kérni az illetékes közlevéltár jóváhagyását. A kormányrendelet 2020. július 1-től hatályos módosítása alapján ezt negyedévenként „kérhetik”, vagyis nem kötelező ilyen időszakonként ezt elvégezni, a szerv teheti ezt ritkábban is, gyakrabban azonban nem.

40

Az iktatási rendszerre vonatkozó főbb változások

Az iktatás rendje tekintetében fontos új elem, hogy 2021. január 1-től nem lehet sorszámos iktatást alkalmazni a közfeladatot ellátó szerveknél, mindenhol kötelezővé válik a főszámos rendszer használata.41

A törvénymódosításnak ez az egyetlen pontja, amely az iratkezelési rendszert közvetlenül érintőként nem 2020. július 1-vel lépett hatályba. A módosítás egyúttal az a kérdést is rendezi, hogy a kezdő irat iktatószáma maga a főszám, így a soron következő ügyiratdarab lesz az „-1” alszám.

42

Jelentős új elem, hogy normatív szabályban is megfogalmazták, hogy egy adott szerv mely iratait kell a külön meghatározott kivételek mellett mindenképpen iktatni. A szabályozást szükségessé tette, hogy az irat fogalommeghatározása lényegében minden olyan dokumentumra is kiterjed, amely a szervnél keletkezik, annak működése szempontjából azonban nem bír érdemi jelentőséggel, így azok iktatása belátható módon értelmetlen lenne. Ez alapján a meghatározott kivételekkel „iktatni kell minden olyan, a szerv részére érkezett vagy a szerv által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.”

43

Az iktatás alól kivételt képező iratok köre ugyanakkor bővült az egészségügyi dokumentációk, valamint a tervdokumentációk körével.

A fogalommeghatározások változása

A jogalkotó indokoltnak látta az irat

fogalommeghatározásának egyszerűsítését. A korábbi fogalommeghatározás is – az Ltv. megalkotásakor rendkívül előremutató módon – tartalmazta, hogy lényegében bármely eszközzel rögzített információ minősülhet iratnak, azonban az alkalmazott felsorolás, a meghatározás módja 40 Ltv. 5. § (1), (4), (6) (utóbbi két bekezdés vonatkozásában bevezette: Mód tv. 7. §; Mód Korm. rend. 61. § (7)-(8) 41 Korm. rend. 41. § (2) (bevezette: Mód. Korm. rend. 5. §)

42 Korm. rend.. 41. § (2) (bevezette R1 mód. 6. §) Korábban több szerv iratkezelési rendjében, illetve az iratkezelő rendszer paraméterezésének függvényében élő gyakorlat volt, amely a kezdő iratot kezelte 1-es alszámként.

43 Korm. rend. 44. § (2) (bevezette: Mód. Korm. rend. 6. §)

A levéltári törvény és végrehajtási rendeletei