Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
folyam” esetében mindössze egy ügyirat sorolható egy tételbe. Ezért a hivatalokkal minden esetben abban állapodtunk meg, hogy csak a leggyakrabban – minden évben – előforduló azonos tárgyú ügyiratokból alakítanak ki irattári tételeket (pl.: éves költségvetési beszámolók 1990–1999, hagyatéki ügyek 1990–1999, falugyűlések iratai 1990–1999 stb.) míg a ritkábban előforduló ügykörök iratait és nyilvántartott egyéb iratokat egyedi ügyekig lemenő részletességgel, darabszinten sorolják fel olyan formában, hogy egyértelmű legyen, mely dobozban mely ügyiratok találhatók. Így a hivatalok maximálisan teljesítik a jogszabályban rögzített követelményeket – az átadási egység szerinti tételjegyzék készítését –, és ami a levéltár szempontjából fontosabb, az ilyen formában elkészített kísérőjegyzék a levéltárba kerülést követően szinte azonnal kutatási segédletként használható fel. Amint arról már szó volt, kivételt képeznek az 1974 előtt keletkezett ügyiratok. Esetükben csak a fentiekben ismertetett technikai feltételeket kell teljesíteni a dobozolás előtt. Ennek megfelelően az iratjegyzékbe a doboz sorszáma, az iktatószámok és az évkörök vezetendők fel. Útmutatásunk szerint a levéltár számára átadandó iratanyag bedobozolása a képviselőtestületi – 1950 és 1990 között keletkezett iratanyag vonatkozásában a tanács és VB – ülések jegyzőkönyveinek sorozatából kialakított irattári tétellel kezdődik. Ezt követik az évrend szerint, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezett ügyiratok. Ezeknek a sorát zárják azok a tételek amelyek több ügyiratot tartalmaznak, végül az iratanyaghoz tartozó ügyviteli segédkönyvek. Mindig hangsúlyozzuk – ugyanis nem mindig egyértelmű –, hogy egy dobozba több év iratai is kerülhetnek, fontos, hogy az iratok kitöltsék a dobozok űrtartalmát. Arra is felhívjuk a hivatalok figyelmét, hogy ha a levéltári átadásig a dobozok tárolása során elkerülhetetlen azok egymásra helyezése, akkor sérülésük elkerülése végett az mindig élükre állítva és kötésben történjen. Ez azért is vált lényegessé, mert a megyében a levéltár szempontjából „piacvezető” forgalmazó által gyártott dobozok minősége nagyon sokat romlott az elmúlt évtizedek során (az anyagsűrűség lecsökkenését a cég munkatársai is megerősítették e sorok írójának). Az átadásra előkészített iratanyag dobozolása előtt minden esetben javasoljuk az elkészített iratjegyzék e-mailen történő megküldését, melynek jóváhagyását követően nem kell tartani egy esetleges átdobozolás szükségességétől. 2018/1. 39 Az MNL gyűjtőterüle? tapasztalatai...
