Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
Bár a közfeladatot ellátó szervek iratainak levéltári átadását a 335/2005. kormányrendelet 65. §-a pontosan szabályozza, az abban foglaltak értelmezése és alkalmazása tapasztalataink szerint közel sem egyértelmű az önkormányzati hivatalok számára. Ebből kiindulva a helyszíni ellenőrzések jegyzőkönyveiben részletesen ismertetjük az elvégzendő feladatok (iratselejtezés, levéltári átadásra történő előkészítés) követelményeit. A legtöbb félreértésre a rendelet hivatkozott szakaszának első mondatában szereplő „tételjegyzék” készítésének kötelezettsége ad okot, amelynek az átadásra előkészített iratanyagot kell kísérnie. A rendelet úgy fogalmaz, hogy az iratokat „az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.” Az irattári terv szerinti átadás ideje egyértelműen a maradandó értékű ügyiratok őrzési idejének leteltét jelenti és az átadásátvételi jegyzőkönyv készítése sem jelent értelmezési problémát. Az annak mellékletét képező tételjegyzék azonban annál inkább. Sok önkormányzat ennek a jegyzéknek az elkészítését azzal „tudta”, illetve „tudná le”, hogy a rendelet előírásai szerint megjelöli az átadási egységet, vagyis a dobozt és annak fizikális tartalmát (például: 12. doboz – iktatott iratok). Miért is elégtelen ez a felsorolás? A rendelet átadási egység szerinti „tételjegyzék” készítését írja elő, vagyis nem csak az átadás-átvétel tárgyának a megnevezését. Tény, hogy az átadási egységekben iktatott iratok vannak, de az „iktatott iratok” meghatározás nem jelent irattári tételt. Mi is az irattári tétel? A rendelet 2. §-a ugyancsak egyértelműen fogalmaz: „az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.” Ez a meghatározás semmiben sem különbözik az Ember Győző által 1987-ben leírtaktól: „A tétel a legkisebb olyan irattári egység, amelybe több egyedi ügynek az iratai tartoznak, amely több ügyiratot tartalmaz.” 33 Az irattári tételek köre a hatályos irattári tervben kerül rögzítésre, azonban az irattári tervben felsorolt tételek „automatikus” alkalmazása levéltári szempontból nézve szakmailag nem (lenne) célravezető. Még ha az irattári tételeket az iktatás során pontosan és következetesen alkalmazták is a tanácsi, önkormányzati ügyintézők – jellemzőbb, hogy az irattári tervben felsorolt tételeknek csak a töredékét, és azt is hibásan használták – kistelepülések esetében akkor is gyakori, hogy egy „lezárt év33 Ember, 1987. 71. 38 Levéltári Szemle 68. évf . Kurucz Ádám
