Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
hasonlóan. Szerencsére nem ez az általános, sok polgármester belátja az általa vezetett önkormányzat és annak hivatalának elmaradását a kötelezettségteljesítésben és igyekszik tenni annak leküzdéséért. E helyütt fontos megjegyeznem azt is, hogy az irattárak tüzetes átvizsgálása során több esetben feltártunk olyan hadigondozási irategyütteseket, amelyekről a hivatal vezetőjének és munkatársainak nem volt tudomása. Ilyen esetekben arról kaptunk tájékoztatást, hogy az állampolgárok hadigondozási megkereséseire korábban sorra nemleges választ adtak. Annak érdekében, hogy a jogbiztosítás a továbbiakban ne szenvedjen csorbát, ezeken a településeken az iratokat a helyszínen levéltári kezelésbe vettük, átvállalva az adatszolgáltatási kötelezettséget. A levéltári átadások „indokolatlan” elmaradása A fentiekben szó esett a levéltári átadás, illetve az arra való előkészítés elmaradásának okairól. Az előbbiekhez kapcsolódóan szeretnék ismertetni egy jellemzően előforduló okot, amely gyakoriságát tekintve külön fejezetet érdemel. Ez a következőkkel foglalható össze. A hivatal előkészíti maradandó értékű iratait átadásra, jóváhagyás céljából megküldi az iratanyaghoz tartozó kísérőjegyzéket, amit a levéltár jóváhagy. A jóváhagyás tényét rögzítő levelünkben arra kérjük az adott hivatalt, hogy az átadás pontos időpontjával kapcsolatban keresse meg az illetékes levéltári osztály vezetőjét és egyeztessék azt. Utóbbi azonban sokszor leküzdhetetlen feladatnak bizonyult a hivatalok részéről. Ebből következően a levéltár munkatársai a 2-3 éve átadásra jóváhagyot t, bedobozolt iratanyagot az irattár polcain – rosszabb esetben egymásra pakolva összetört, összenyomódott dobozokban – találták meg. Ennek oka arra vezethető vissza, hogy a gyűjtőterületi csoport engedélyezi a levéltári átadást, de az átadás-átvétel időpontját az illetékes osztályvezetővel kell egyeztetnie az iratőrzőnek. Az átvétel ténye később a gyarapodási naplóban természetesen jelentkezik, de korábban a levéltár részéről – érthető módon – nem gondoltak arra, hogy ha már teljes egészében előkészítettek egy iratanyagot átadásra, akkor az az átadó részéről egy időpont egyeztetés és egy fuvar elmaradása miatt fog meghiúsulni. Annak érdekében, hogy ilyen esetek a jövőben ne forduljanak elő, a levéltári átadást jóváhagyó levelünkben a beszállítás határidejét 10 munkanapban határoztuk meg. Az átadás-átvételek megtörténtét az iratőrző részlegekkel 32 Levéltári Szemle 68. évf . Kurucz Ádám
