Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
lenni egy korábban nem tapasztalt számú jogszolgáltatási kötelezettségen. Mindeközben a gyűjtőterületet is olyan kampányszerű megkeresések érték, mint az önkormányzatok egyedi iratkezelési szabályzatainak töme ges jóváhagyási igénye 2015-ben, vagy a megyei kormányhivatal járási hivatalainál és szakigazgatási szerveinél egyszerre lezajlott iratselejtezések jegyzőkönyveinek beérkezése 2016-ban. A gyűjtőterületi munka tapasztalatai 2015–2017 A szervellenőrzések előkészítésének nehézségei A közlevéltárak gyűjtőterületi feladatainak ellátása során „elsődleges követelmény, az ellenőrző munka alapja a szervnyilvántartás és a szervdossziék rendszeresítése, továbbá naprakész állapotban tartása .” 19 A XXXVII. fondfőcsoportba tartozó szerveket és a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 6. §-ában meghatározott adataikat – a többi szervhez hasonlóan – a megyei levéltár a 2014-ben bevezetett ScopeArchiv elektronikus rendszerben tartja nyilván, amely folyamatosan kerül feltöltésre, illetve frissítésre. A ScopeArchiv szervnyilvántartása – melynek vezetése a napi feladatok része – sajnos nem segíti elő a mindennapi munkavégzést. Szerencsére az abban vezetett adatok máshol is hozzáférhetők, így egy adott iratképzőre vonatkozóan több forrás összevetésével mindig aktuális elérhetőségek álltak, állnak rendelkezésre. Egy-egy szervellenőrzés előkészítése, vagy bármely más megkeresés elintézésekor gyorsabbnak bizonyul(t) az adott szervhez kapcsolódó legutóbbi levél megnyitása, 20 vagy annak kikeresése a szervdossziéból. Utóbbi sokszor nem is (volt) szükséges, hiszen a szervdossziékban elhelyezett, és folyamatosan vezetett iktatólapokon minden esetben visszakövethető az adott iratképzővel kapcsolatos összes ügy a külső fonddosszié megnyitásától napjainkig. A szervdossziék kezelését egy elektronikusan vezetett mutató hivatott megkönnyíteni, míg a 2015-től elektronikusan is tárolt kimenő levelek egy dokumentumból is elérhetők, amelyhez félévente hozzáfűzzük az újabb leveleket. Ez jelentősen megkönnyíti egy új ügy előzményeinek felgöngyölítését. 19 Lakos, 2004. 70. 20 A kimenő levelek elektronikus formában 2015-től állnak rendelkezésre, ugyanis ekkor vette át a gyűjtőterületi csoport a titkárságtól a levelek nyomtatásra történő előkészítését. 28 Levéltári Szemle 68. évf . Kurucz Ádám
