Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 1. szám - Forrás és érték - Kurucz Ádám: A Magyar Nemzeti Levéltár önkormányzati hivataloknál szerzett gyűjtőterületi tapasztalatai Borsod-Abaúj-Zemplén megyében
A gyakorlat azt igazolta, hogy a szervellenőrzések előkészítése – és általában a „belső munka” – során szükséges adatok, amelyeknek a vezetését a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet 6. § 6. bekezdése a szervnyilvántartásban írja elő, egyszerűbben, gyorsabban és nagyobb aktualitással érhetők el több, egymással összevethető külső adatbázisból és belső nyilvántartásból. Elég csak arra gondolni, hogy a közigazgatás szereplőinek aktuális adatait – legyenek azok a legalapvetőbb elérhetőségek (név, cím, telefonszám, e-mailcím) vagy a hivatal vezetőjének a neve – sok esetben még az adott szerv honlapján sem tüntetik fel naprakészen. Összegezve tehát egy-egy szervellenőrzés előtt elkerülhetetlen a Káli Csaba által ismertetett 21 „adatbányászat”. Vagyis az ellenőrzések lebonyolítására hivatott levéltáros akkor sem mentesül az iratképzőre vonatkozó legaktuálisabb adatok feltárásának feladata alól, ha a szervnyilvántartás vezetése maximálisan megfelel a rendelet előírásainak. Ennek igazolására elég csak azt megemlíteni, hogy a szervellenőrzés és az ott megállapított levéltári átadási határidő között számos alkalommal változott az iratkezelésért – egyben a levéltári átadásért – felelős jegyző személye. Ennek hátterében állt már egyszerűen a hivatalvezető távozása, de az is előfordult, hogy az önkormányzat egy másik közös hivatalhoz csatlakozot t. Tapasztalatunk szerint a legfrissebb adatok a Magyar Államkincstár T örzskö nyvi nyilvántartásában érhetők el. 22 Ezen kívül A Közszféra Állásportáljának 23 figyelése is igazolta, hogy „elébe mehetünk” az önkormányzatok levéltár felé teljesítendő kötelezettségeinek elmulasztásának, ugyanis ez a teendő a legritkábban képezi a jegyzői munkakör átadás-átvételének részét. Segítő szándékú fellépésünket ilyenkor mindig köszönettel vették a hivatalt átvevő új vezetők. Az önkormányzati hivatalok ellenőrzésének tapasztalatai Amint arról már a bevezetőben szó esett, a megyei levéltár 2017-ig érvényes iratgyarapítási koncepciója szerint a helyszíni ellenőrzések olyan egykori közös tanácsi székhelyközségeket és önálló tanácsú községeket céloztak, amelyek iratai legfeljebb az 1960-as évek közepéig kerültek levéltári kezelésbe. 21 Káli, 2014. 5-12. 22 A Magyar Államkincstár Törzskönyvi nyilvántartásáról levéltári szempontból bővebben lásd: Káli, 2014. 6–7. 23 https://kozigallas.gov.hu/ 2018/1. 29 Az MNL gyűjtőterüle? tapasztalatai...
