Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 3. szám - Kilátó - Laczlavik György – Sági Éva – Telek Ágnes: Ausztriai levéltári tanulmányút tapasztalatai
54 Levéltári Szemle 68. évf . II. E-közigazgatás Stájerországban 2013-tól csak elektronikusan iktatnak a tartomány közigazgatásában. 2016 óta a Fabaso? programot használják (Ausztriában csak Tirol, Karintia és Burgenland használ másik rendszert), bár elektronikus iktatókönyveket már az 1990-es években is használtak a hivatalokban. A levéltárnak a tartománnyal kiépített jó viszonya következtében hozzáférési és javítási joga is van a rendszerhez, míg más hivataloknak csak olvasási joguk. Az új elektronikus rendszer metaadat-struktúráját a tartományi vezetés szerveivel együttműködésben dolgozzák ki. Karintiában 2013 óta van elektronikus iktatás (e-Verwaltung) a levéltárban. Itt a DOMEA programot használják. Az egyik levéltárost itt is bevonták a rendszer fejlesztésébe: most építik be a selejtezési funkciót (Skartierung). Általánosan elmondható, hogy Karintiában az e-Verwaltung bevezetése eddig nem hozott nagy sikert, vannak olyan évkörök, ahol segédlet sincs, máshol egyáltalán nem keletkeztetnek aktákat. Salzburg városában az elektronikus iktatást régóta bevezették, 2000 óta van e-ügyintézés, 2007 óta kötelező az egész városban. Selejtezni is tudnak, 2016-ban például 15 093 e-aktát selejteztek. Az építési ügyiratok esetében az új tervrajzokat is elektronikusan kapják meg, a régiek papír alapon vannak, nincsenek digitalizálva. Azt az irategyüttest, amelyhez papír és elektronikus irat is tartozik, hibridnek hívják. Ezek már 1866-tól a városi levéltárnál vannak, és amint lezárnak egy ügyiratot a városházánál, a Fabaso? rendszerén keresztül rögtön hozzájuk kerül. A tartományi levéltárak az Osztrák Állami Levéltárhoz képest elmaradásban vannak az elektronikus iratok tekintetében, a hosszú távú megőrzés ( LangzeitarLaczlavik – Sági – Telek Levéltár Átadási kötelezettség (év) Védelmi idő (év) Személyes adatok védelme (év) Karintiai Tartományi Levéltár (ha már nincs rá szükség) 40 (esetenként 50), max. 10. évvel lehet rövidíteni 10 haláltól, 80 születéstől Salzburgi Városi Levéltár Bauakten esetében az akta lezárása után rögtön 30 30 haláltól, 100 születéstől Alsó-ausztriai Tartományi Levéltár (közös értékelések után) 30 0 születéstől, 110 haláltól Stájerországi Tartományi Levéltár 30 (dig. 10) 30 0 születéstől, 110 haláltól Grazi Városi Levéltár 30 (dig. 10)
