Levéltári Szemle, 68. (2018)
Levéltári Szemle, 68. (2018) 3. szám - Kilátó - Laczlavik György – Sági Éva – Telek Ágnes: Ausztriai levéltári tanulmányút tapasztalatai
53 2018/3. Iratátvétel A levéltári törvények előírják, hogy a tartomány szervei kötelesek a levéltárnak felajánlani irataikat átvételre, ha a törvényben vagy egyéb helyen meghatározott megőrzési idő lejárt, és hivatali tevékenységükhöz már nem kellenek. Az iratok maradandó értékéről a levéltár dönt. A levéltárnak általában egy év áll a rendelkezésére, hogy döntsön az iratok maradandó értékéről. Amennyiben ez idő alatt nem születik döntés, az iratok nem számítanak levéltári anyagnak (Archivgut), és selejtezhetők (Skartierung). Az iratok értékelése (Aussonderung, Bewertung) nem mindig lehetséges irattári terv alapján, bár a legtöbb helyen ez létezik (Aktenplan, Kanzleiordnung). AlsóAusztriában néhány éve állítottak fel egy bizottságot a levéltár, illetve a közigazgatási szervek munkatársaiból, melynek feladata, hogy a szervek által (elektronikusan is) keletkeztetett iratanyagot elsősorban a levéltári átvétel szempontjából értékelje. Karintiában előfordul, hogy a nagy mennyiségű iratanyagból sokszor csak mintavétel történik, az állampolgársági ügyiratokat azonban például teljes mennyiségben átveszik. Karintiában külön nehézséget jelent, hogy a levéltár nem része a tartományi bürokráciának, így nehezebb kapcsolatot létesítenie az egyes szervekkel, bár az egyik levéltáros állandó szaktanácsadást nyújt az iratképzőknek. Általános probléma, hogy a hivatalnokok képzése hagy némi kívánnivalót maga után, a megkövetelt vizsga (Dienstprüfung) nem elégséges, az iratkezeléshez nem ad kellő jártasságot. Természetesen vannak eltérések, így Karintiában a bíróságok és a kerületi hivatalok jó munkát végeznek, ellenben a tartomány igazgatási szervei nem mindig urai a helyzetnek. Előfordult már, hogy hónapokig azt sem sikerült kideríteni, az adott szervnél melyik munkatárs az illetékes. Karintiában a megszűnt vállalatoknak át kell adniuk az iratanyagukat a levéltárnak. Ilyenkor döntően iratmentésről lehet csak szó, mivel a vállalatok nem feltétlenül ügyelnek irataikra. Előfordult, hogy egy 250 éves múltra tekintő vállalat után mindössze 5 doboznyi iratanyag maradt. Az iratok átadásának ideje tartományonként eltérő. Az iratok kutathatóságában, illetve a személyes adatok 11 védelmének kezelésében is különbség van. A vizsgált levéltárak esetében a II. táblázat nyújt összefoglalást. Külön érdekesség, hogy a tartományi, illetve városi tisztségviselők külön védelmet élveznek, ugyanis hivatali idejük végétől munkásságuk egészére számít a védelmi idő, vagyis a legutolsó akta keletkezési ideje vonatkozik a legelsőre is. 11 Az adatok védelmében az egyes tartományok a szövetségi adatvédelmi törvénytől eltérő gyakorlatot folytatnak. Az osztrák adatvédelmi törvény az alábbi linken olvasható: https://www.ris.bka. gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=bundesnormen&Gesetzesnummer=10001597 . (A letöltés ideje: 2018. október 7.) Ausztriai levéltári tanulmányút tapasztalatai
