Levéltári Szemle, 67. (2017)
Levéltári Szemle, 67. (2017) 2. szám - Kilátó - Horváth J. András: Levéltárértelmezés, forrásértékelés és levéltárhasználat az Archivar 2010—2016 közötti évfolyamainak vezető írásaiban
Horváth J. András 64 igényekhez és a szükségletekhez való igazítását, illetve azok lehetőségeit taglalja. 7 A haszon követelménye itt – eltérően az üzleti szférától – nyilvánvalóan egy másfajta szempontrendszer szerint, szélesebb körűen érvényesítendő (Nonprofit Marketing). A levéltári terület esetében sem nélkülözhető a kulturális piac elemzése, a fogyasztói igények feltárása, az értékesítési lehetőségek szemrevételezése. A levéltári marketing érvényesítése során is fontos az aktivitási terület meghatározása és a motiváltság, a „misszió” tudatosítása miden egyes alkalmazott esetében. A levéltár sokirá- nyú – igazgatási, kulturális, tudományos, lakossági szolgáltatási – funkcióinál fogva széleskörű szolgáltatási ajánlati spektrummal rendelkezik, amelyek ugyanakkor speciá- lis intézményi formákhoz kapcsolódnak. Intézményeink három nagy csoporttal állnak szemben: iratátadók, -használók és együttműködő partnerek, akik ugyanakkor mind eltérő igényekkel lépnek fel. A funkció teljesítése szempontjából döntő elem az őrizetben lévő iratanyag feltárásának és rendelkezésre bocsátásának olyan, az idődimenziót fokozottan figyelembe vevő szempontja, amely nemcsak a jelen, de a jövő generációja számára is használati lehetőségeket biztosít. Ám nem csupán a közvetlen igényeket támasztó partnerekkel szükséges a megfelelő kapcsolat, hanem a tágabb környezettel is (gazdasági, szocio-demográfiai, jogipolitikai, technológiai és kulturális területek). Nélkülözhetetlen az a fajta érzékenység, amely folyamatosan követi, s a mindennapi munkába képes integrálni az aktuális változásokat és a fejlődés elemeit. A külső mellett ugyanakkor a belső marketing is fontos; vagyis, hogy a levéltár személyi állománya és a használók között közvetlen bizalmi viszony létezzen, hiszen a felhasználó nem képes ellenőrizni a feladatteljesítést. Az adott stratégiát az egyes levéltáraknak maguknak kell kidolgozniuk. Fontos kritikai jellegű kérdéseket feltenniük: a levéltár teljes terjedelmében teljesíti-e feladatkörét, ezek egybevágnak-e az igényekkel, hol találhatók még tartalékok, s szükségesek-e intézkedések e téren. A cél a belső és a külső erősségek és gyengeségek feltérképezése. Az iratképzők áttekintése után a rokongyűjtemények kerülnek terítékre. A levéltárhasználók vonatkozásában nem elhanyagolható csoportosításuk, s pillantás a használati tendenciák alakulására. Mindezt pedig az eshetőségek számbavétele követi, ami vé- gül a további marketingcélok meghatározását teszi lehetővé. Pl.: a felhasználói megelé- gedettség fokozása új szolgáltatás lehetőségének felvetése útján, intézményi együttmű- ködés elmélyítése, pozitív intézményi imázs továbbépítése stb. Egy másfajta csoportosításban az egyes elemzési területek tehát: az ajánlati politika számbavétele (levéltári anyagról készült feldolgozások, segédletek, használati módok és lehetőségek); disztribúció (az információhoz való hozzáférési módok biztosításának kérdésköre, nyitvatartási idő, netes elérhetőségek, stb.); kommunikációs politika (a célcsoportok megközelí- tési módozatai: hirdetés, nyilvános felületek elérése); költségpolitika – ennek ritkán figyelembe vett eleme a tartalmi szempontokra alapozó eredményességi kontroll. A levéltári marketingnek egy, a szokványostól eltérő levéltárértelmezést is felmutató esetével találkozunk Evelyn Brockhoffnak, a frankfurti levéltár elgondolkodtató intézmé- 7 S TROPP , S ABINE : Marketing im Archiv – Ein Denken vom Markt her. Archivar. Zeitschrift für Archivwesen. 63. évf. 2010. 4. sz. 261 – 266.
