Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról
Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról 13 Az elektronikus segédletkészítés eszközeiként az egyes intézmények elsősorban szövegszerkesztő programokat jelöltek meg (Microsoft Word vagy ennek megfelelő nyílt forráskódú program), az utóbbi időszakban pedig egyre nagyobb arányban táblázatkezelő szoftvert (Microsoft Excel) használnak. Ez utóbbi te ndencia feltétlenül támogatandó, hiszen az ebben a formában készült dokumentumok önmagukban is differenciáltabb felhasználási lehetőségeket rejtenek, ráadásul a későbbiekben könnyen integrálhatók nagyobb adatbáziskezelő programokba. A vizsgált levéltárak töredéke használ csak egyéb adatbáziskezelő programokat (pl. Microsoft Access) segédletei elkészítéséhez. A 2015. évi szakfelügyeleti ellenőrzés kiemelt témája volt a számítógépes adatbázisok építése. Ennek a tematikának a keretében a szakfelügyelők elsők ént az egyes intézményekben végzett adatbázisépítési munkálatok dokumentáltságát vizsgálták, konkrétan azt ellenőrizték, hogy az egyes adatbázisok építéséhez rendelkezésre álle írásos kitöltési útmutató, magyarázat vagy egyéb segédlet. Bár a legtöbb haza i közlevéltárban folyik valamilyen adatbázisépítés (negyvenhat levéltárból harminckilenc esetében állapították ezt meg a szakfelügyelők), összesen tizenegy intézményben készült az összes, vagy legalább néhány adatbázishoz írásos dokumentáció. Ez sajnálato san alacsony aránynak tekinthető, hiszen az adatbázisok egységes és kontrollált építése meghatározó jelentőségű annak későbbi hasznosíthatósága szempontjából. Külön vizsgálati szempont volt a tavalyi év során, hogy adatbáziskezelő programok használata ese tén a fond- és állagjegyzék és raktári jegyzékek egymáshoz rendeltek, integráltake? Ilyen integrált megoldással a szakfelügyelők csak a levéltárak negyedében, összesen tizenkét intézménynél találkoztak. Megjegyzendő, hogy a vizsgálat még a scopeArchiv lev éltári rendszer bevezetése előtti időszakra vonatkozott, így azóta ez az arány nyi lvánvalóan jelentősen módosult, vagy várhatóan módosul a közeljövőben. Amelyik levéltár adatbázisépítést folytatott a vizsgált időszakban, az általában ennek eredményét közz é is tette internetes felületeken (saját honlapján vagy közös levéltári portálon). A harminckilenc közlevéltár közül huszonhét egy vagy több adatbázisát megosztotta a nyilvánossággal, tizenkét intézmény azonban technikai vagy adatvédelmi okok miatt csak sa ját tevékenységéhez, vagy belső számítógépén kutatók kiszolgálására használja ezeket az adattárakat. A szakfelügyelet 2015ben az elektronikus segédletkészítés kapcsán megvizsgálta a rendelkezésre álló tapasztalatokat a scopeArchiv levéltári nyilvántartó r endszer használatáról azokban az intézményekben, melyek erre lehetőséget kaptak. Mivel a rendszer kialakítása és a betanulás folyamata a vizsgálat időszakában még csak a kezdeteinél járt, a szakfelügyelők ezen a téren csak a levéltárosok első pár hónapos t apasztalatait összegezhették. Általánosságban elmondható, hogy az MNL legtöbb megyei intézményénél megtörtént már a törzskönyvi adatok importálása, azonban a mélyebb szintű feldolgozással kapcsolatban több problémát is jeleztek a kollégák. Elsődlegesen tec hnikai nehézségekbe ütköztek: helyenként a fióklevéltárak nem voltak bekapcsolva a rendszerbe, másutt a helyi számítógépes kapacitás bizonyult gyengének az üzemeltetéshez, leggyakrabban a segédletek készítésének körülményességét jelölték
