Levéltári Szemle, 66. (2016)
Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról
Cseh Gergő Bendegúz 12 ját a vizsgált időszakban. A jelentések alapján megállapítható, hogy túlzás volna ezen a téren tendenciáról beszélni, hiszen a hazai közlevéltárakban az elmúlt években a fond- és állagjegyzékeken kívül gyakorlatilag csak fondismertetések készültek néhány levéltárban (Budapest Főváros Levéltára, MNL Csongrád Megyei Levéltára, Semmelweis Egyetem Levéltára). A negyvenhat közlevéltár esetében összesen két intézményben készült repertórium (Vác Város Levéltára, Budapesti Corvinus Egyetem Levéltára), bár ezek közül is az utóbbiban csak a korábban kiadott repertórium adatait aktualizálták. További három levéltár számolt be ezen kívül még folyamatban lévő repertóriumké- szítési munkálatokról (MNL Országos Levéltára, MNL Csongrád Megyei Levéltára, Szent István Egyetem Kosáry Domokos Könyvtár és Levéltár). Megjegyzendő, hogy a Magyar Nemzeti Levéltár segédletkészítési gyakorlata az elmúlt időszakban a repertorizálás helyett már inkább a scopeArchiv levéltári nyilvántartó rendszerben való feldolgozást preferálja. A fenti „tendencia” fényében különösen fontos fejleménynek tekinthető, hogy 2015-ben a Magyar Levéltárosok Egyesülete a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával a Magyar Nemzeti Levéltár tagintézményeiről, valamint több települési, szak- és egyházi levéltárról is önálló levéltárismertető kiadványt jelentetett meg. A levéltári szakfelügyelők 2015ben azt is megvizsgálták, hogy a korábbi években az érintett levéltárak az elkészült raktári jegyzékeket elhelye ztéke a belső fonddossziékban. Az ellenőrzések tanúsága szerint a negyvenhat közlevéltárból huszonötben a szakmai rendelet vonatkozó előírásainak megfelelően járnak el, huszonegy intézményben azonban a raktári jegyzékeket nem, vagy nem teljes körűen őrzik a fonddossz iékban, sőt több közlevéltárban (Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltára, Hadtörté nelmi Levéltár, MoholyNagy Művészeti Egyetem Levéltára) egyáltalán nem vezetnek fonddossziét, az MNL JászNagykunSzolnok Megyei Levéltárában pedig a szerv- és a fonddossziék közös rendszert képeznek. Az utóbbi évek jellemző tendenciája, hogy a raktári je gyzékeket már vagy egyáltalán nem nyomtatják ki és kizárólag elektronikusan teszik azt közzé, vagy pedig csak egy kutatói példányt tesznek elérhetővé nyomtatott formában. Ilyen esetekben az elektronikus segédleteket egy szerveren vagy asztali számítógépen tárolják, melyekről jobb esetben biztonsági másolatokat készítenek. A szakmai követelményekről szóló 27/2015 (V.27.) EMMI rendelet vonatkozó, 31.§ (1) bekezdése alapján van lehetőség a kötelező nyilvántartások elektronikus vezetésére, a fent ismertetett me goldás azonban nem teljesíti az ott megfogalmazott követelményeket. A vonatkozó rendelkezés ugyanis a jogosultságalapú hozzáférés biztosításához, a tranzakciók naplózásához, illetve a megfelelő biztonsági mentések meglétéhez és az adatok visszaállíthatósá gához köti az elektronikus nyilvántartások kizárólagos használatát, ezek a követelmények pedig az egyedileg tárolt elektronikus fájlok rendszerével általában nem biztosíthatók. Ennek a gyakorlatnak a veszélyeit jól illusztrálja az MNL GyőrMosonSopron Meg ye Győri Levéltárában 2015ben történt adatvesztés, melynek következtében a korábban készült, még nem a scopeArchivban tárolt elektronikus segédletek jelentős része megsemmisült. A fenti eset rávilágít az egyedileg tárolt elektronikus fájlok sérülékenység ére és komolyabb levéltári nyilvántartó rendszerek (pl. scopeArchiv) lehetőség szerinti használatának fontosságára, mivel ezek tudják teljesíteni a szakmai rendelet fent meghatározott biztonsági követelményeit.
