Levéltári Szemle, 66. (2016)

Levéltári Szemle, 66. (2016) 2. szám - Cseh Gergő Bendegúz: Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról

Beszámoló a Levéltári Szakfelügyelet 2015. évi munkájáról 7 A II. félévi vizsgálat tematikája – a szakfelügyelet 2015–2019 közötti stratégiai

tervének megfelelően – a levéltári rendezési, segédletkészítési munka és a kutatószolgálat egyes kérdéseinek a vizsgálata volt. E program keretében a szakfelügyelők ellenőrizték – a vizsgált időszakban még érvényben volt – 10/2002. (IV.13.) NKÖM rendelet 33. § (2) bekezdése és a 43. § alapján zajlott segédletkészítési munkálatokat, az elkészült hagyományos segédletek kezelését és

nyilvánosságát, illetőleg a számítógépes adatbázis-építés gyakorlatát és az ezen

a téren elért eredményeket. A 2015. évi első ellenőrzés tapasztalatai a közlevéltárakban 2015 első negyedévében a szakfelügyelet a közlevéltárak internetes szolgáltatásainak állapotát, a közzétett adatok napra kész voltát, illetve az egyes intézmények online formában történő kommunikációját vizsgálta. Előzetesen megjegyzendő, hogy a Magyar Nemzeti Levéltár összes tagintézménye

számára új, egységes honlapot vezettek be az év első felében, de a vizsgálat időszaká-

ban szinte mindenhol még a régi, egyedi fejlesztésű honlapok működtek, melyek adattartalma általában csak részben és csak fokozatosan került át az új oldalakra. A szakfelügyelők mindenütt a vizsgálat időpontjában érvényes intézményi honlapot vizsgálták, mely általában jól tükrözte az adott intézmény elmúlt években folytatott

munkáját és kommunikációs gyakorlatát, ugyanakkor több esetben a szakfelügyelői jelentések hívták fel a figyelmet arra, hogy az érintett intézmény saját szakmai eredmé-

nyeit (kiadványok, adatbázisok, rendezvények stb.) is elfelejtette, vagy nem tartotta lé-

nyegesnek ilyen formában a nyilvánosság elé tárni. Összességében megállapítható, hogy a negyvenhat hazai közlevéltár döntő többsége rendelkezik önálló, vagy egy nagyobb intézményi honlapba ágyazott, de saját tartalmat szolgáltató internetes elérhetőséggel. Mindössze két hazai felsőoktatási levéltár

(Szegedi Tudományegyetem Levéltára, Moholy-Nagy Művészeti Egyetem Levéltára)

esetében tapasztaltuk, hogy semmiféle adatot nem szolgáltatnak az interneten keresztül, a levéltárvezetők mindkét esetben olyan technikai problémákkal magyarázták a

helyzetet, melyek rövid időn belül kiküszöbölhetőek lesznek. A fent említett, önálló honlappal vagy saját intézményi aloldalakkal rendelkező

negyvennégy közlevéltár mindegyike szolgáltatja azokat az általános információkat,

melyek az intézmény alapvető funkcióiról, elérhetőségéről, nyitva tartási idejéről, illetve az iratanyag használatának legfontosabb kérdéseiről tájékoztatják az érdeklődőket. Szintén meglehetősen magas arányban – a negyvenhat levéltárból negyvenegynél

– tapasztalható, hogy a legfontosabb levéltári segédletet, a fond- és állagjegyzéket valamilyen formában az érdeklődők rendelkezésére bocsátja, bár ennek a közzétételnek a

színvonala és napra kész volta igen tág keretek között mozog. A rendszeresen frissülő,

adatbázis-jellegű segédlettől kezdve egészen az akár több évtizede publikált jegyzék

képként szkennelt változatáig sokféle megoldással találkoztak a szakfelügyelők. Ez

utóbbi megoldás azért sem tekinthető kielégítőnek, mert az intézmény belső használatú fondjegyzékét – mint azt a második félévi vizsgálat is igazolta – általában mindenütt

rendszeresen frissítik, ezt az aktualizálást azonban gyakran elmulasztják a honlapon is