Levéltári Szemle, 65. (2015)
Levéltári Szemle, 65. (2015) 3. szám - Kitüntetettek - Kocsis Piroska: Szakmai koordinációs megbeszélések a Magyar Nemzeti Levéltárban
Kocsis Piroska A tanácsi, majd önkormányzati hivatalok egymást követő egységes irattári terveiben az azonos irattári tételek különböző megőrzési idejének tételjegyzéke a jogszabályokkal:23 A változó őrzési idejű iratok levéltárba adásával kapcsolatban elhangzott vélemények, állásfoglalások szerint az MNL Somogy Megyei Levéltára általános véleményként fogalmazta meg, hogy a levéltárban az 1990-ig keletkezett tanácsi iratok esetében az iratanyagok begyűjtése 100%-os, míg az 1991—1998 közötti önkormányzati iratanyagnál hozzávetőlegesen 60%. Az 1999 előtt keletkezett iratanyaggal kapcsolatos közös állásfoglalás — figyelembe véve a selejtezési időket — esetükben a gyakorlati munkát valószínűleg nem befolyásolja. Pest Megyei Levéltár javasolja, hogy az iratok egységes irattári jele „0”-ás (azaz nem selejtezhető) legyen. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan a megbeszélés során az alábbi vélemények, megjegyzések hangzottak el: 1. Építési, bontási, felújítási, átalakítási, helyreállítási, fennmaradási engedélyek A 2/1984. MT TH utasítás értelmében az 1985-2000-ig terjedő időszakban ezek az iratok 4-es jelűek, tehát 15 év után selejtezhetőek. Néhány levéltár jelezte, hogy ezen iratok selejtezésének megengedése elhibázott volt elsősorban azért, mert a banki hitelezés és az ingatlanforgalmazás miatt sok ügyfél kereste fel ez ügyben a levéltárakat. Ezek hatására nem engedték az iratok kiselejtezését, hanem a levéltári átvétel mellett döntöttek. Más levéltárakban, pl. Pest megyében az iratok egységes „0”-ás (azaz nem selejtezhető) irattári jelét azzal indokolták, hogy ügyfélszolgálatukhoz gyakran érkeznek telekrendezéssel, illetve építési engedélyekkel kapcsolatos megkeresések, amelyeknek megőrzése az állampolgári jogok érvényesítése szempontjából fontos. Hajdú-Bihar megyében az építéshatósági és a terület- rendezési ügyek iratait az elmúlt negyven év irattári tervei részben a szerveknél határidő nélkül őrzendőnek, részben levéltárba adandónak nyilvánították. Bár rendszeresen vesznek át ilyen típusú iratokat (a helyhiány miatt nem egyenletesen), ezért még nagy a kintlévőségük. A tanácsi időszak iratait — tekintettel a papírminőségre és a megsemmisülésnek az irattári körülményekből adódóan nemegyszer közvetlen veszélyére — mindenképpen javasolják átvenni. Az 1990 utáni időszak iratainál azonban, ha lehetőség van rá, a szerveknél történő megőrzés mérlegelését tartják elfogadhatónak. 2. Terület felhasználási engedélyek Az iratok 1973 óta folyamatosan levéltárköteles iratnak számítanak. Az 1984. évi jogszabályi változás tarthatatlansága már 1996-ban is szóba került. Az akkor kialakított álláspont alapján pl. Somogy megyében átvették megőrzésre az 1984— 1998 között keletkezett iratokat.24 Ezt továbbra is indokoltnak tartják, döntően a jogbiztosító szerep, kisebb mértékben a történeti forrásérték miatt. Más levéltárak szerint e tételnél figyelembe kell venni, hogy milyen tárgyra vonatkozóan adják ki az engedélyeket. Selejtezést ajánlanak pl. az építőanyagok közterületen történő ideiglenes elhelyezése, tárolása vagy rendezvény megtartása esetén. Amennyiben 23 A táblázatban előforduló rövidítések feloldása: NS — nem selejtezhető, HN — határidő nélkül őrzendő. 24 1984 és 1998 között a terület felhasználási engedélyek és az építési, bontási, felújítási, átalakítási, helyre- állítási, fennmaradási engedélyek tételszáma megegyezett. 18
