Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 1. szám - A levéltárak alkalmazkodása a digitális környezethez szerepük az e-közigazgatásban Hollandiában és Dániában - LENGVÁRI ISTVÁN – POLGÁR TAMÁS
Levéltárak alkalmazkodása a digitális környezet hez… 33 szükséges – metaadatokkal látják el és beillesztik a saját rendszerükbe, mely (elmondásuk szerint) alkalmas lesz a hosszú távú megőrzésre , ellentétben a kormányzati szférában m ű- ködő sokféle iratkezelési rendszerrel. Utóbbiak tól eltérően időről időre elvégzik a konve rtálást illetve az adatoknak új m é diumokra való áttöltését is , és hosszú távon is tudnak ad atokat szolgáltatni az elektronikus iratokból. Az alábbi fő célokat elérték: meghatároz t á k a digitális munkafolyamatok at , kialakították az egysége s adminisztratív valamint metaadat rendszert és a megfelelő szoftver és hardver hátteret, kidolgozták a digitális kut atóterem prototípusát , és általánosságban megteremtették az edepot infrastrukturális hátterét. Az előzetes felmérések során feltérképezték a legfontosabb hiányosságokat, így a különféle i nformatikai rendszerekből adódó kompatibilitási problémákat, az adat vesztés lehetséges pontjait, a hozzáférésből és a nem megfelelően kialakított nyomonkövetésből adódó pro blémákat. Az informatikai, jogi és szervezetfejlesztési és auditálási szakértelem szintén fo ntos volt a rendszer kialakításához. Rotterdam város igazgat ásában új munkakörök et is k ialakít ottak , melyek segítették az új egységes rendszer kialakítását. Ennek az is oka volt, hogy a levéltárosok – áttekintve a 2004 és 2008 közötti iratkezelést – jelentésükben elégt elen irányítási, személyi és informatikai hátte ret tártak fel, a m i nem felel meg a 21. század elektronikus kormányzati alapkövetelményeinek. A 2010es évek változtatásai így nemcsak az ek ormányzat, de általánosságban az iratkezelés minőségének javításával is együtt jártak, melyben fontos szerepe volt és van az adminisztrációban dolgozók oktatásának is. A hollandiai átmeneti levéltárakba a keletkezés után öt évvel kerülnek az iratok. Itt t örténeti és egyéb szempontokat figyelembe véve , selejtezésen és rendezésen esnek át az adathordozók. Az iratértékelés szempontjait levéltáros, történész és egy társadalomtud ományi területen dolgozó szakember állapít ja meg. Az átmeneti levéltárból 15 év utá n k erülnek át a dokumentumok a nemzeti levéltárba : 900 méter levéltári anyagból 100 ifm., a többi t le selejtez ik . Dánia A magyar delegáció számára útmutatásul a dán kollégák egy kötetet 12 adtak át, melynek ta rtalma nem ismeretlen a magyar levéltáros társadal om számára sem. Ennek megállapításait foglaljuk össze röviden, majd ezt kiegészítjük a személyes tapasztalatainkkal. A dán közigazgatás és levéltári szakma számára régóta fontos feladat volt az elektr onikusan keletkező vagy úgy archivált iratok hosszú táv ú megőrzésének kérdése. Az 1970es évektől alapvetően az adatok migrálására fektették a hangsúlyt: adatokat és nem rendszer eket őriztek meg. Magától értetődő volt, hogy ehhez kapcsolódóan korai iratértékelést ke llett végezni és meghatározták az átadott fáj lok formátumát. Az 1980as évektől elterjedő elektronikus iratnyilvántartási (iktató) programok ellenőrzéséhez ragaszkodott a z Orsz á- gos Levéltár, így a későbbi integrált rendszerek bevezetésénél is egyértelmű volt, hogy a l evéltári szakmai szempontok érvé nyesüljenek a hosszú távú megőrzés biztosítására. Több száz rendszer működését hagyták jóvá a z Országos Levéltár szakemberei és több százat vettek át. Az elektronikus iratok átvétele általában öt év után kerül sor. A jelenlegi rendszer is a legmodernebb IT környezetbe migrált adatbázisokon alapul. Mivel az elektronikus ir atokat keletkezésüktől fogva a levéltári törvény és rendeletek alapján a z Országos Levéltár munkatársai ellenőrzik, így a szabványok betartása biztosított. 2004től kiemelt kormán y- 12 http://www.sa.dk/media%283009,1033%29/Symposium_about_the _Transfer%2C_Preservation_of_and_Access_to_Digital_Records.pdf
