Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 3. szám - FEHÉR CSABA: Iratminta-vételi eljárások a BFL gyakorlatában - Maradandó értékű jogszolgáltatási és rendészeti iratok
Fehér Csaba 8 tes időszakból – az elméletet nem megtagadva – az irattárosok javaslataira hivatkozva szintén jelöltünk ki átvételre iratokat. Ebben az esetben működött az irattáros „rutin”, de a javasolt kiemelendő, megőrzendő ügyeket – pl. politikai, gazdasági, közszereplő jellege, érintettsége – levéltáros is ellenőrizte. Mi a célunk a mintajegyzékek alkalmazásával? A cél az irattári tervekben meghatározottaknál (pl. bíróság 1%-os mintájánál) több iratot megőrizni, továbbá levéltári szakmai szempontokat is érvényesíteni az átvételre jelölt iratoknál. Általánosan ismert és elismert két megőrzési szempont. A maradandó – történetipolitikai – értékű iratok levéltári megőrzése nem képezheti vita tárgyát. A másik fontos szempont, amely a jogszolgáltatási iratanyagokkal dolgozó számára egyértelmű, a jogbiztosító erő, amit ezek az iratok hordoznak. A történeti szempontot kibontva „újabban” a jogszolgáltatási iratok társadalomtörténeti, szociológiai, családtörténeti és helytörténeti jelentőségét is felfedezik a kutatók. Egy másik fontos adalék a fennálló selejtezési szisztéma felülbírálásakor az a tapasztalat, hogy az elméletileg selejtezhetőnek tartott iratok között jócskán találhatunk jogbiztosító, illetve történeti értékű anyagot. Nagyobb mintavételi vizsgálataink során a peres anyagot tekintettük alapnak, s a munka során megállapítottuk, hogy az ún. nem peres eljárások iratai (holttá nyilvánítás, külföldi gyermekelhelyezés stb.), vagy a magánvádas eljárás iratai (társadalomtörténeti érték, becsületsértés, [sajtó] rágalmazás, politikai-közéleti vonatkozás), vagy az értéktelennek tartott szabálysértési iratok (pl. máshol nehezen tetten érhető tiltott kéjelgés) is hordozhatnak maradandó értékű informá- ciót. A következő oldalakon összefoglalóan ismertetem a jogszolgáltatási és rendészeti iratképzőknél feltárt maradandó iratfajtákat, valamint általános módszertani ismertetést nyújtok a mintajegyzék készítéséről, esetenként részletes ügyjegyzékkel kiegészítve. A maradandó rendészeti, rendőrségi iratok esetében nem dolgoztunk ki generális mintaselejtezési eljárást. 11 Ennek indoka kettős. Egyrészt az ORFK által kiadott szabályzatokat, illetve irattári terveket az utóbbi évtizedben gyakran véleményeztük. Javaslatainkat, ha nem is maradéktalanul, de figyelembe vették az új utasítás kiadásakor (általában 2-3 évente). Másrészt a belső protokoll szerint részletes, tételenkénti selejtezési jegyzőkönyvet adnak át, illetve a Robotzsaru/Robotzsaru Neo ügyiratkezelő rendszerből gyűjtik, és papírt nem kímélve nyomtatják ki az általános, büntető és szabálysértési iratokat tartalmazó selejtezési jegyzőkönyveket. A mintavételezés folyamatos és eseti módszerekkel zajlik. Folyamatos alatt értem a selejtezési jegyzőkönyvekben a maradandó értékű iratok *-gal való megjelölését. Eseti mintát tartottunk vissza a selejtezési jegyzőkönyvek ellenőrzése, vagy tervezett és ad hoc szervellenőrzések során. A rendészeti anyagok kompakt, lefűzött, tartalomjegyzékkel ellátott ügyiratok, így ezek ballaszttalanítását nem írtuk elő. 11 A rendészeti szervek esete nem illeszkedik szorosan a tárgyhoz, de jellegében mégiscsak rokonítható. Szempontjainkat több alkalommal személyesen, válaszlevelekben, illetve a BFLben tartott tájékoztató előadásokon jeleztük a szervek képviselőin ek, irattárosainak.
