Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. szám - KÁLI CSABA: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban
Káli Csaba 6 tos naprakészen tartásuk szinte kivitelezhetetlen. Az említett szervezetrendszerek á talakítása természetesen nem könnyíti ezt a konstans feladatot, de az éri ntett levélt á rak számára a jogszabályi feladat mell ett lehetőséget is adnak, hogy – figyelemmel pé l dául az esetleges értékhatárbéli változásokra is – újragondolják a szervnyilvántartásuk stru ktúráját, dinamizálva annak szerkezetét és elemeit. Ezen összete tt művelet során tehát első lépésben a szervjegyzék alapadatainak frissítését, új iratképző szervek esetében legminimálisabban az elektronikus adatbázi sban való menthetőséghez és továbblépéshez szükséges alapadatokat, illetve a névvá ltoztatások átvezetését kell elvégeznünk. Talán az új szervek, jogutódok felvétele a le gfontosabb, hiszen ha érkezik hozzánk elektronikusan egy iratkezelési szabályzat, vagy annak módosítása, esetleg alapító okirat, S ZMSZ vagy más fontos dokumentum akkor lényeges, hogy ezt egybő l csatolni tudjuk a nyilvántartóprogramban a megfelelő szer vhez, ne kelljen azt tömegével parkoltatni különböző ideiglenes tárhelyeken. Rögtön fel is vetődhet a prakticista gondolat, milyen célszerű lenne, ha minden változást – netán központilag – jeleznén ek a levéltárak felé. Erre már volt kísérlet a szocialista éra első felében, de akkor sem vált be, sőt a mai kétségkívül technicistább viszonyok közepette sem fűznék nagy reményeket egy ilyen „figyelőjelző” szolgálat hatékony működés é- hez, egyáltalán a lét rehozhatóságához. Vélhetően marad tehát e téren a manuális kut atófelderítő munka. A szervnyilvántartás megújítását egyébként az említett átalakítási folyamatok mellett több, speciálisan a jelenben fennálló tényező is megköveteli. Az egyik a levéltárak tev ékenységével összefüggő szakmai követelményeket meghatározó 10/2002. NKÖM rendelet küszöbön álló módosítása, míg a másik a hivatalosan 2013. október 1jén elindult Elektronikus Levéltár projekttel összefüggő új nyilvántartó rendszer, a scopeArchiv 2014. év i bevezetése. A szervnyilvántartás adatállományának frissítésére számos forrás áll a rendelkez é- sünkre, amelyek közül csak néhány releváns elemet szeretnék bemutatni. Szinte mi nden megyei levéltár kialakított a jogszabályi adottságokból fakadó közös felada tok okán az elmúlt években valamilyen szintű munkakapcsolatot a jelenlegi kormányhiv atalok jogelődjeivel, az egykori regionális/megyei közigazgatási hivatalokkal. Ezen á llamigazgatási szervek a saját, a változások miatt lényegesen kiterjesztett saját formá ci ó- jukon túl sok más hivatalról is tudnak adatot szolgáltatni. Így a kormányhivatalok a megyei és járási szakigazgatási szervek 2 – az interneten is jól elérhető – adatai mellett, a pontosság és naprakészség miatt különösen értékes információforrásai lehetn ek a (kör)jegyzőségek helyébe lépett új (közös) önkormányzati hivatalok számunkra fontos adatait illetően. Mindenképpen érdemes tehát ezeket elkérnünk, ha azok más – elek tronikus – forrásból, egy tömbben esetleg nem állnak a rendelkezésünkre. Általában az „adatbányászat” leghivatalosabb forrásai a különféle közlönyök, m elyek közül a Magyar Közlöny már régebben, ingyenes formában elérhető az interneten . 3 Ehhez a lehetőséghez képest kevéssé ismert – ezért erre kicsivel bővebben is k itérnék – a Magyar Államk incstár honlapján fellelhető törzskönyvi adatbázis , 4 melynek különlegessége többidejűségében rejlik. Megtekintéséhez a honlap baloldali menüsor á- 2 http://www.jaras.info.hu/ Utolsó letöltés: 2013. november 18. 3 http://magyarkozlony.hu/ Utolsó letöltés: 2013. november 18. 4 http://www.allamkincstar.gov.hu/kincstarrol/torzskonyv_altalanos Utolsó letöltés: 2013. november 18.
