Levéltári Szemle, 64. (2014)
Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. szám - KÁLI CSABA: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban
5 K ÁLI C SABA A KÖZIGAZGATÁSI ÉS INTÉZMÉNYI SZERKEZET ÁTALAKÍTÁSBÓL ADÓDÓ ÚJABB FELADATOK AZ IRATKEZELÉS KÖZLEVÉLT Á RI ELLENŐRZÉSÉBEN, VAL A MINT AZ ÉRTÉKHATÁR V IZSGÁLA T BAN 1 Az elmúlt években lezajlott közigazgatási és intézményi átalakítások következtében alig maradt olyan, a címbeli szférákba tartozó – levéltári kontextusban – iratképző szerv, amely ne szenvedett volna valamilyen szerv ezeti metamorfózist. A legtöbb nek megvá ltozott a fenntartója vagy új nevet kaptak , esetleg összevonták többedmagával vagy é ppen szétdarabolták. Ez a folyamat a honi levéltárügyet a Magyar Nemzeti Levéltár lé trejöttével több dimenzióból sem hagyta érintetlenül. Jelen cikkben a fenti szerkezetátalakítási folyamatnak a levéltári szakmai munkára gyakorolt néhány aspektusáról sz eretnék pár gondolatot megoszta ni, különösen a Magyar Nemzeti Levéltár megyei ta gintézményei számára j elentkező kihívások kapcsán . Technikai, de tartalmi értelemben is az első és legfontosabb feladat a szervjeg yzék, illetve a szervnyilvántartás alapadatainak (szerv neve, elérhetőségei stb.) a frissít é- se, ezzel együtt bizonyos értékhatár elemzések lefolyta tása, elméleti modellek megalk otása. Az irodai munka után következhet az új iratképző szervek meghatározott típusa inak gyakorlatbani, face to face szemrevételezése, vagyis az iratkezelés közlevéltári ell enőrzése. Ennek fontosságát egy új iratképző esetében talán nem kell részletesen b izonygatni, később számos problémát, félreértést és nehézséget lehet kölcsönösen megspórolni a szervek iratkezelési szempontból prompt „pályára állításával”. Egy levéltár szervnyilvántartásának folyamatos, precíz és lelkiismer etes adatka rbantartása, még az alapadatokat tekintve is rendkívül szerteágazó munkát és odafigy elést igényel, de mindezekkel e gyütt is – valljuk be őszintén – tökéletesen szinte me goldhatatlan feladat. Az illetékességi körbe tartozó iratképzők háromöt éve nkénti ell enőrzése során felvett adatok egy jelentős része a cikl us során biztosan elavul, folyam a- 1 A Gyűjtőterületi műhelybeszélgetés címmel a MNL Veszprém Megyei Levéltára szervezésében 2013. sze ptember 18án, valamint a Megyei és Városi Levéltárak Vezetőinek Tanácsa Martfűi közgyűlésén 2013. o któber 5én elhangzott előadások kibővíte tt és szerkesztett változata.
