Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - MlKÓ ZSUZSANNA: Gyűjtőterületi munka a Magyar Országos Levéltárban

Gyűjtőterületi munka a Magyar Országos Levéltárban nyomán 2007. január l-jétől minden közfeladatot ellátó szervnek új iratkezelési szabályzatot és irattári tervet kellett készítenie. Az előírt határidőre a szervek túlnyomó többsége ezt nem tudta megtenni, illetve nagyon széles körben tartottak igényt szakmai konzultációra is. Megkereséseink nyomán derült fény a szervek azon körére, amelyek elutasították, hogy a jogszabályi előírásoknak megfelelő iratkezelési szabályzatot készítsenek. Sok esetben olyan szervekről volt szó, amelyekkel a levéltárnak hosszú idő óta jó kapcsolata volt, rendszeresen iratkezelés ellenőrzést végeztünk náluk. Ezek a szervek arra hivatkoztak, hogy nem közfeladatot ellátó szervek. A személyes kapcsolatfelvételkor elmondták, hogy a fő indokuk az, hogy nem tudják vállalni a tanúsított iratkezelési szoftver bevezetésének költségeit. Azt pedig a nagy iratforgalmuk miatt nem akarták megtenni, hogy a korábban már jól bevált elektronikus nyilvántartó programjuk mellett papíralapú iktatókönyveket vezessenek. Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek területén a következő időszak feladata elsősorban az iratkezelési szabályzatok módosításának, illetve a hatáskörök gyakori változása miatt az irattári tervek folyamatos aktualizálásának nyomon követése, illetve az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos szabályozás elkészítése lesz. Ellenőrzési tapasztalataink alapján egyre több közfeladatot ellátó szerv kezdi el a dokumentum menedzsment rendszerek használatát, vagyis az elektronikus nyilvántartó programjukhoz hozzákapcsolják az elektronikusan keletkezett iratokat, illetve a papíralapú iratokról készült digitális másolatokat is. Ezen folyamatok szabályozása szigorú előírást követel meg az iratkezelési szabályzatok szintjén. A feladatot az i nehezíti, hogy az elektronikus iratkezelésben alkalmazott iratkezelési szoftverek bevezetése sok esetben komoly nehézséget okoz a szerveknek. Tapasztalataink szerint a tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek sem biztosítják minden esetben a hitelességre és az iratok nyomon követhetőségre vonatkozó előírásokat. Az iratkezelési szoftverekre vonatkozó központosított közbeszerzési eljárás elhúzódása miatt az államigazgatás központi szervei közül sokan nem tudtak eleget tenni a tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek 2009. január 1jei bevezetését előíró jogszabályi követelménynek. Ez azt jelenti, hogy a szervek jelentős része év közben vezeti be az új iratkezelési szoftvert, amely elsősorban az irattári tervek kezelése esetében jelent majd problémát. Az 1995. évi LXVI. törvény tervezett módosítása nyomán az egységes iratkezelési szabályzatok (a bíróságok és ügyészségek kivételével) elbírálásának feladata a következő időszakban nem tartozik a gyűjtőterületi főosztály illetékességébe. így az Önkormányzati Minisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyeletével való együttműködés az egyedi szabályzatok elfogadására szorítkozik. Jogi szabályozás hiányában az együttműködésünket a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet és a Magyar Országos Levéltár által elfogadott megállapodás határozza meg. A Gyűjtőterületi Főosztály évi kb. 1000-1100 db-os ügyiratforgalmának jelentős részét a selejtezések ellenőrzése és a selejtezési jegyzőkönyvek záradékolása teszi ki. A rendvédelmi szervek területén, ahol szigorú központi irányítás érvényesül, évente több száz selejtezési jegyzőkönyv készül. Ezek elbírálása különös figyelmet igényel, mivel ezen szervek esetében jelentős mennyiségű minősített irat is keletkezik, amelyeknek a minősítését a selejtezés érdekében szüntetik meg. Jelentős figyelmet igényel, hogy

7 ne csak az irattári tervek szerint selejtezhető irategyüttesek selejtezése történjen meg, hanem a levéltári átadásra kerülő iratok esetében történjen meg az ügyiratszintű selejtezés is, vagyis a nagy mennyiségű duplumanyag eltávolítása. Igyekszünk felhívni a szervek figyelmét a tervszerű selejtezés előnyeire, hiszen a rendszeres selejtezéssel jelentős helyet takaríthatnak meg a szűkös irattárakban. Ugyanis az a tapasztalatunk, hogy a szervek csak elég szűk köre hajlandó időt és pénzt szánni a szükséges selejtezések elvégzésére. Sok esetben előfordult, hog}

7 a szerv

7 fennállása óta nem került még 17