Levéltári Szemle, 59. (2009)

Levéltári Szemle, 59. (2009) 2. szám - GYŰJTŐTERÜLET - MlKÓ ZSUZSANNA: Gyűjtőterületi munka a Magyar Országos Levéltárban

Mikó Zsuzsanna sor selejtezésre. Azok a szervek azonban, ahol nagy mennyiségben történik a selejtezés, jók a levéltár tapasztalatai. Az őrzési idők figyelembevételével a jogszabályi előírásoknak megfelelően kerül sor a selejtezés lefolytatására. A pénz- és időigény miatt a selejtezés az egyeden terület, amelyet év elején nem tudunk megtervezni, mert a szervek általában akkor selejteznek, amikor erre sikerül pénzügyi forrást szerezniük. A selejtezés esetében is megfigyelhető az a folyamat, mint a maradandó értékű iratok levéltári átadásra történő előkészítése esetében, hogy sok esetben ezt sem az irattárban dolgozó munkatársak végzik el, hanem gazdasági társaságok kapnak megbízást a feladatra. Az iratkezelés ellenőrzések éves munkaterv alapján történnek, az eddigi évek tapasztalata alapján évente kb. 90-100 iratkezelés ellenőrzésre kerülhet sor. Az iratkezelés ellenőrzésekről minden esetben jegyzőkönyv készül, illetve a közfeladatot ellátó szerv vezetője számára levélben is összefoglaljuk az ellenőrzés során tapasztaltakat. Az iratkezelés ellenőrzések esetében megkülönböztetjük, ha átfogó iratkezelés ellenőrzésre kerül sor vagy ha meghatározott célellenőrzést tartunk. A tapasztalatok alapján a minisztériumok és a központi hivatalok óriási irattermelése és szervezeti széttagoltsága miatt célszerűbb az egyes főosztályok iratkezelésének ellenőrzése. Kiemelt jelentőséget kap az iratkezelések ellenőrzése során az elektronikus nyilvántartó programok és adatbázisok feltérképezése. Ez a 2009-ben felállított Elektronikus Levéltár Főosztállyal együttműködésben történik. Az együttműködés egyik módja lehet, ha az Elektronikus Levéltári Főosztály munkatársa részt vesz az iratkezelés ellenőrzésben, a másik megoldást az jelentheti, ha a Gyűjtőterületi Főosztály munkatársai kapnak egy kérdőívet, amely alapján felmérhetik az elektronikus adatállományokat. Ennek érdekében szükséges a két érintett főosztály munkatervének összehangolása, illetve a gyűjtőterületi főosztály munkatársainak folyamatos továbbképzése. A 2006-ban kifejlesztett e-Archivum nyilvántartó program tartalmazza a szervnyilvántartást. A Gyűjtőterületi Főosztály naprakészen vezeti az illetékességébe tartozó szervek adatairól a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 6. § (4) bekezdése által előírt nyilvántartást. A nyilvántartás alapjául a jogszabályok, illetve a szervektől bekért szervezeti és működési szabályzatok, illetve alapító okiratok szolgálnak. A főosztály munkatársai munkaidejük egy részét arra fordítják, hogy a közlönyökben megjelenő jogszabályok figyelésével felkészüljenek az iratkezelés ellenőrzésekre a szervek jogi helyzetét illetően. A szervnyilvántartás vezetése szempontjából nemcsak a nyilvántartásukban szereplő szervek adatainak folyamatos vezetése jelent napi feladatot, hanem a folyamatos átalakulások és megszűnések miatt egyre nagyobb munkát jelent az új szervek felvétele és a megszűnt szervek megszűnt státuszának jelzése. A nyilvántartás hitelessége miatt ennek engedélyezése főigazgató-helyettesi hatáskörbe tartozik. A változások nyomon követése annál is fontosabb, mert még a jogutóddal rendelkező szervek sem fordítanak figyelmet arra, hogy erről a tényről és irataik elhelyezéséről tájékoztassák a levéltárat. 2008-tól a Gyűjtőterületi Főosztály látja el a Magyar Országos Levéltár által szervezett irattáros/levéltári kezelő OKJ-s tanfolyam szervezési munkáit is. Úgy gondolom, hogy a jövőben is nagyon fontos, hog}

7 a közigazgatás számára a Magyar Országos Levéltár készítse fel az iratkezelésben dolgozó munkatársakat. A tanfolyam keretében ugyanis lehetőség nyílik arra, hogy a levéltári elvárásoknak megfelelően ismertessük a leendő irattárosokkal a tananyagot. A 2009-ben indult tanfolyamon előadói részben a Magyar Országos Levéltár munkatársai, részben az adott téma külsős szakértői közül kerültek ki. A jövőbeli cél az, hogy a tanfolyamon még gyakorlatorientáltabb előadásokra kerüljön sor és ennek keretében jobban lehessen támaszkodni a levéltár munkatársaira. 18