Levéltári Szemle, 58. (2008)

Levéltári Szemle, 58. (2008) 2. szám - LEVÉLTÁRI TAPASZTALATOK - FEHÉR CSABA: A Budapesti Rendőr-főkapitányság szerveinek ellenőrzése során szerzett tapasztalatok (2005-2006)

sem volt egyszerű, mert felmerült például, hogy adhatnak-e vajon információt az iratkezelésért felelős személyek nevét, telefonszámát illetően. A szervellenőrzések során végül kiderült, hogy nem minden önállóan irattározó szerv esetében kaptunk vissza adatlapot. A BRFK valójában sokkal több külön irattározó szervezeti egységgel rendelkezik, mint ahányat az elosztó lapokon

3 feltüntettek, s mely alapján az ellenőrzési tervet elkészítettük, illetve vettünk tervbe olyan szervezeti egységek ellenőrzését is (pl. Főkapitány - a Központi Irattárba kerül anyaga), ahol külön irattározás nem történik. Az elosztó lapon általában a főosztályok, központi szervezeti egységek szerepeltek. Ezt a hiányosságot utólag a BRFK munkatársai pótolták az ellenőrzések során és maradéktalanul megküldték a kért adatlapokat.

4 Ezt követően a szervlátogatásokról készített feljegyzésekben pontosítottuk az adatlapok tartalmát, amelyeket a BRFK-hoz is eljuttattunk. Ezen adatokkal töltöttük fel azután a BFL III. Főosztályán vezetett Access-alapú jogszolgáltatási szervnyilvántartó adatbázisunkat. Meg kell jegyeznünk, hogy a BRFK-án az elmúlt években bekövetkezett szervezeti átalakítások jelentősen nehezítették munkánkat. Gyakran még a minket kísérő BRFK-s munkatársak sem tudták pontosan mikor alakult át egy szerv és hová olvadt be, annak mi lett az új neve, de még nagyobb problémát jelentett annak kiderítése, hogy hová is került a megszűnt szerv iratanyaga. 2005-2006-os ellenőrzési tervünket még a 2005 elején hatályos szervezetrendszer alapján állítottuk össze.

5 A külön irattárral rendelkező ellenőrzött szervek száma 65 volt.

6 A levéltári ellenőrzési alkalmak száma: 31. A BRFK szervezetének bonyolultsága miatt, az átláthatóság, kezelhetőség céljából, külön szervdossziékat kaptak a kiemelt, irányító, önállóan irattározó, illetve selejtező szervezeti egységek. Az irattári helyiségek száma: központi szerveknél 73, kerületeknél 118, összesen: 191. A felmért iratanyag összmennyisége: a központi szerveknél kb. 5539 ifm, a kerületeknél kb. 7399 ifm, összesen kb. 12.938 ifm. Évköre: 1945-től (központi), illetve 1953tól (kerületi) 2005-ig terjed. A központi szervek iratanyagának mennyisége A központi szerveknél a maradandó, 1980 előtt minősített, de még selejtezés előtt álló iratanyag (ez részben tükröződő iratokat, legtöbbször normákat tartalmazhat) kb. 164,5 ifm, az 1980 után keletkezett kb. 357,4 ifm. Nehéz megbecsülni mennyi kerülne be ebből a levéltárba, mivel azok hatályon kívül helyezése (felülvizsgálat) és selejtezése folyamatos! Továbbá két faszekrény fotónegatív az ötvenes évektől fogva, valamint öngyilkosok búcsúlevelei (néhány fénymásoló papíros doboz)! Az összesített számadat nem foglalja magába az Üzemeltetési, Ingatlanfenntartási és Karbantartási, Közgazda3 Az elosztó lapon azokat a szervezeti egységeket tüntetik fel, amelyeknek a küldeményt (másolatot stb.) továbbítani kell. 4 Az irattárral, „irattárossal", valamint előszámmal iktató szerveket külön egységekként kezeltük. 5 A BRFK szervezeti átalakulása folyamatosnak mondható, ennek nyomon kisérése, levezetése, illetve aktualizálása túllépi írásom határait. Az itt feltüntetett elnevezések a szerveknek a felmérési időszakban viselt nevei. 6 A Központi Irattár nem képes befogadni a BRFK teljes anyagát, ezért a szervezeti egységek önállóan irattároznak, illetve nemcsak a Teve utcai épületben találhatók, s önállóan is selejteznek. Az önállóan is selejtező szervezeti egységek száma: 107 (a Főkapitány nem selejtez). 7 A selejtezési eljárás során maradandó értékűnek bizonyuló iratokat a jegyzőkönyvekben *-gal ellátva viszszatartjuk. 64