Levéltári Szemle, 58. (2008)
Levéltári Szemle, 58. (2008) 2. szám - LEVÉLTÁRI TAPASZTALATOK - FEHÉR CSABA: A Budapesti Rendőr-főkapitányság szerveinek ellenőrzése során szerzett tapasztalatok (2005-2006)
sági, valamint a Nyilvántartási Osztályokon felmért iratmennyiséget, ami az alábbiakkal magyarázható. Az Üzemeltetési Osztályon, illetve az Ingatlanfenntartási és Karbantartási Osztályon keletkezett maradandó (levéltárérett TÜK-ös) iratok kb. 137 ifm, jó része az épület működésével kapcsolatos, jelenleg is használatos, használható anyag, illetve minősített. A Közgazdasági Főosztály és a Nyilvántartási Osztály maradandó anyagaiban (kb. 412 ifm) jórészt személyi dossziékat, szerződéseket találhatunk, amelyek egy része jelenleg is használatos, másrészt munkaviszony igazolásokhoz szükséges. A fenti két iratcsoportból egyelőre nem kívánunk átvenni, illetve átvételük nem is szükséges (épület tervek, bérkartonok stb.). A kerületek esetében további kb. 411 ifm iratanyaggal számolunk, jóllehet ezek selejtezése és átminősítése is folyamatos, így a ténylegesen levéltárba kerülő iratok körét pontosan meghatározni ebben az esetben sem lehetséges, bár az a fenti mennyiségnél lényegesen kevesebb. Csökkenti ezek számát a központi szervektől kapott normák, utasítások nagy mennyisége, amelyek a tükröződő iratok kategóriájába tartoznak. Az 1980 előtti iratanyag (I., X., XVII. kerületi rendőrkapitányságok) 10 ifm-nél nem több. A „Archív Irattár" jelenleg is folytatja a kerületi levéltárérett iratok begyűjtését. A 2006 augusztusában tett látogatásunkig bezárólag kb. 10 ifm anyagot gyűjtöttek össze átadásra a 15 évnél régebbi iratok köréből. 8 Mindösszesen: kb. 184,5 ifm az 1980 előtti, és kb. 758,4 ifm az 1980 utáni iratanyag (továbbá 2 szekrény negatív, valamint a búcsúlevelek). 9 A szervezeti egységek irattárai A szervezeti egységek irattárosai a körülményekhez képest jól látják el munkájukat, ismerik az iratanyagot. Az előforduló hibák főleg a selejtezési jegyzőkönyvek készítésénél jelentkeznek. Ennek oka lehet a nagymérvű fluktuáció, amely az iratkezelési szakterületen tapasztalható valamint az, hogy az ide került személyek tudomásunk szerint nem vesznek részt szakirányú felkészítésen. 1 0 Mindehhez járul még, hogy általában részfeladatként kapják az irattári munkát, amelyet a vezetők — a beosztottak egyéb feladatai mellett — egyáltalán nem tekintetnek fajsúlyosnak. A BRFK vezetésében sem tapasztalható az iratkezelési feladatkör jelentőségének megfelelő támogatása, ami az anyagi háttér (bérezés) és a munkaidő tekintetében is megmutatkozik. Gyakran túlórában rendezik az irattárat, illetve készítik el a selejtezési jegyzőkönyveket, amelyért nem kapnak kielégítőjuttatást, és ez a végzett munka minőségét is befolyásolja. 1 1 Mindazonáltal vélemé8 Ebből 2006 decemberében 7,92 ifm anyagot adtak át. ígéretet kaptunk arra, hogy felszólítják a levéltárérett iratok beszállításával elmaradt központi szerveket és kerületeket lemaradásuk pótlására, s a beszállított iratanyag átadására is. 2008 folyamán további 36 ifm iratot vettünk át. 9 Az „Archív Irattárban" összegyűjtött, a selejtezési jegyzőkönyvekből *-gal kiemelt iratok mennyisége további kb. 30 ifm. 1 0 A TÜKO munkatársai az elmúlt év során az állomány körében rendszeressé tették az ügykezelésre felkészítő oktatásaikat, amelyek remélhetőleg meghozzák a várt eredményt, de véleményünk szerint az irattárosok számára egy legalább levéltári kezelői szintű tanfolyam volna szükséges. A 2007. október 10-én levéltárunkban tartott megbeszélésen jeleztük a főkapitány úrnak, hogy szívesen részt vállalunk a felkészítésben, képzésben. 2008 februárjában közel 200 rendőrségi irattáros számára tartottam előadást, ahol ismertettem az iratkezeléssel kapcsolatos levéltári szakmai követelményeket. A fluktuáció folytán azonban már számos olyan irattárossal találkoztam azóta, akik az előadás idején nem tartoztak a BRFK állományába. 65
