Levéltári Szemle, 57. (2007)

Levéltári Szemle, 57. (2007) 3. szám - EGYHÁZI LEVÉLTÁRAKRÓL - Koltai András: Kézzelfogható hagyomány: az osztrák szerzetesi levéltárak / 34–41. o.

Múltunknak van jövője — a szerzetesrendi levéltárak új kihívások előtt A tanulmány szerzője Dr. Helga Pénz, aki történelmet tanult a bécsi egyetemen, majd levéltárosként dolgozott a herzogenburgi ágostonos kanonoki prépostság levéltárában, a jezsuiták osztrák rendtartományi levéltárában, jelenleg pedig a salzburgi Szt. Péter bencés főapátság levéltárosa. írásában elsőként arra kíván választ adni, hogy mire valók a szerzetesi levéltárak? Pénz szerint a levéltárosok az emlékezés specialistái. A levéltárosság része a gondosan vezetett adminisztrációnak. De a levéltárosság több mint az, hogy száz év múlva is meg tudjunk találni például egy adásvételi szerződést. A szerzetesi levéltáraknak hagyományuk van. Szt. Benedek regulájától kezdve minden rendi szabályzat tartalmaz előírásokat arról, hogy a szerzetesi közösségnek milyen iratokat kell tartósan megőriznie. A közösségek öntudata ugyanis a történelem folyamán alakult ki, ennek megőrzése pedig örökség és feladat is egyben. A történelmi emlékek megőrzése így arra is szolgál, hogy a hagyomány a maga konkrét, kézzelfogható valóságában legyen továbbadható. Azonban nem lehet mindent örökké megőrizni, a fontosat meg kell különböztetni a jelentéktelentől. A levéltárosok felelősek a hagyomány megőrzési módjának kialakításáért. Ok döntik el, itt és most, hogy mi válik majd a szerzetesi közösség történelmévé. Ok adnak a múltnak jövőt. A második kérdés: Mit jelent „archiválni"? Az „archiválás" nem egyszerűen „megőrzés", hanem „helyes megőrzés", amely sokféle tevékenységet foglal magába: az állagmegóvást (megfelelő dobozok és mappák kiválasztása; a tisztaságról, a raktár klímájáról való gondoskodás), iratfeltárást, segédletkészítést, proveniencia szerinti rendezést, iratkiválasztást (irodai selejtezési tervek készítése, levéltári iratátadások), selejtezést, dobozolást, a kutatók kiszolgálását (levélben és személyesen), kutatómunkát és publikációk készítését, illetve készíttetését (kiállítások, szakdolgozattémák ajánlása diákoknak, cikkek a rendi folyóiratokba) és az adminisztráció vezetését (munka-, gazdasági, raktározási tervek, naplók és nyilvántartások). A lista azonban nem teljes. Sőt az „archiválás" még ennél is többet jelent, főként az egyházi területen. Az egyházi törvénykönyvben (Codex Juris Canonici) ugyanis az „archívum" inkább hivatali irattárat, mint levéltárat jelent. A német nyelvű levéltártudományban viszont az „Archív" kifejezés csak az utóbbit jelenti, és így használatos a szerzetesi levéltárak esetében is. Azonban a szerzetesi levéltárak számos problémája összefügg a levéltárnak iratokat átadó irodák adminisztrációjával. Nehéz a levéltárban rendet teremteni, ha a regisztratúrában nincsen rend. A különféle szerzetesi közösségek számára nem lehet közös irattározási tervet készíteni (Németországban 1994-ben sikertelenül próbálkoztak ilyennel), legfeljebb közös irányelveket, jelenleg azonban még ez is csak kívánalom. Az osztrák szerzetesi levéltárak mai helyzetéről azon kérdőív alapján lehet képet kapni, amelyet a 2003-ban küldtek szét a női és férfi szerzetesi konferenciák tagjainak. E szerint 62 helyen működött levéltár, 8 helyen pedig tervezték annak kialakítását. A „levéltár" azonban nem mindenütt jelentette ugyanazt. Beérkeztek olyan válaszok is, hogy ott levéltár ugyan nincs, de vannak dobozokban őrzött „régi iratok". Máshol a levéltár nem válik el az élő regisztratúrától. Azt is fontos tudni, hogy a levéltárak jellege éppen változóban van. Több rendben összevonják a rendtartományokat és ezzel együtt központi le35