Levéltári Szemle, 56. (2006)

Levéltári Szemle, 56. (2006) 3. szám - HÍREK - Káli Csaba: Az MLE nyugat-dunántúli szekciójának szakmai napja / 94–95. o.

AZ MLE NYUGAT-DUNANTULI SZEKCIÓJÁNAK SZAKMAI NAPJA A Magyar Levéltárosok Egyesületének Nyugat-Dunántúli Regionális Szekciója, 2001. évi megalakulása óta immár ötödik alkalommal rendezte meg szakmai napját. A tanácskozásra 2006. május 22-én, ezúttal a Vas Megyei Levétf/árban, Szombathelyen került sor. A szakmai programnak egyetlen napirendi pontja volt, mégpedig a 2005. december elején kézhez kapott, egységes elektronikus levéltári nyilvántartó rendszer, rövidebb nevén az e-Archivum eddigi használatának tapasztalatai. A régió levéltáraiból — sőt azon túl is — megjelent kollégák nagy száma is mutatta, hogy komoly az érdeklődés a már megszerzett tapasztalatok iránt a program eddigi és főképpen leendő használói részéről. A rendszert Czoboly Miklós, a fejlesztő e-Corvina Kft. ügyvezető igazgatója mutatta be a hallgatóságnak. A moderátori teendőket Káli Csaba szekcióvezető látta el. A prezentáció során a kollégák „interaktív" módon tették fel kérdéseiket, illetve mondták el saját tapasztalataikat a programról. A rendszer szerkezetét, az adatbázis (leendő) tartalmát senki sem vitatta, hiszen ezt alapvetően a 10/2002. (IV. 13. ) NKÖM rendelet vonatkozó paragrafusai határozták meg, a rendelet megvitatása, kritikája pedig nem tartozott a tanácskozás napirendi pontjához. A régi bölcsesség ez alkalommal is érvényesült, miszerint az „ ördög a részletekben rejlik". Az első kritika a programhoz mellékelt leírást érte, amely az eddigi tapasztalatok szerint a néhol értelemzavaró vagy a megértést nehezítő fogalmazási hibák mellett, nem mindig volt/van szinkronban a programmal. Egy konkrét példa: a törzskönyvi segédtáblákon a „Raktárak" fülön a leírás szerint tíz, míg a valóságban csak hat raktározási szintet lehet beállítani. Ezek a momentumok különösen kezdetben zavaróak, amikor egyszerre nagyon sok dologra kell figyelni, és még felesleges vargabetűk megtételére is kényszerítik a felhasználót. Többen szóvá tették a grafikai megoldásokat, a tartalomhoz kapcsolódó színkódokat, az ablakok alapértelmezésben nem mindig optimális méretezettségét, de a gyakorlottabb felhasználók mindenkit megnyugtattak: ezek csak az adatfeltöltés első időszakában jelenthetnek esetlegesen kényelmetlenséget, ez pedig minden új programnak szükségszerű velejárója. Tanácsként megfogalmazódott, hogy ha teheti, először mindenki csak demó változatban használja a programot, generáljon különböző szituációkat, majd ha már úgy érzi, hogy kiismerte a rendszer logikáját, csakis azután fogjon hozzá az „éles" feltöltéshez. Az „Adminisztráció" menüpont alatt elérhető programrészek viszonylag közérthetőek, gondot nem nagyon okozhatnak. Annál több kérdés és kritika fogalmazódott meg a program fő részét képező törzskönyvvel kapcsolatban. Itt az első és legfontosabb feladat — amit a mellékelt, már említett help nem kellően tudatosít — a kapcsolódó segédtáblák jól átgondolt megszerkesztése. Különösen vonatkozik ez a „Levéltári szintek" segédtáblára, amelynek a nem kellő megkonstruálása, illetve nem konzekvens használata később nehezen javítható, apróbb-nagyobb kellemetlenségek forrásává válhat. A programmal való első ismerkedéseknél szinte mindenki furcsállotta a törzskönyv „Alapadatok" fülénél található egyes listaablakok logikai felépítését. A kézhez kapott programnak a még egyéni beállításokat nélkülöző „gyári" változatában például a kötet darabszám típusú raktári egységgé minősítése okozott bizonytalanságot, de mint kiderült, nincs akadálya a „terjedelmi típusúvá alakításának", így az iratfolyóméterben való kifejezhetőségének 94