Levéltári Szemle, 56. (2006)

Levéltári Szemle, 56. (2006) 2. szám - A 250 ÉVES MAGYAR ORSZÁGOS LEVÉLTÁR KÖSZÖNTÉSE - Boisdeffre, Martine de–Lukács Anikó: Levéltárak és adminisztráció az Európai Unióban / ford. Lukács Anikó / 14–18. o.

A levéltárak és az igazgatás az Európai Unióban: alapvető probléma Nem hangsúlyozhatjuk eléggé: jól igazgatni annyi, mint megfelelően archiválni. Megfelelően archiválni pedig nem jelent mást, minthogy az iratokat megfelelő módon gyűjtjük, őrizzük, és biztosítjuk hozzáférhetőségüket. Ez a mi szerepünk és feladatunk, és fontos körülmény, hogy ennek a közigazgatás, az iratképzők és a döntéshozók is tudatában legyenek. Az archiválás nemcsak a jövőnek, nem csupán másoknak szól: magunknak, a jelennek is dolgozunk. A levéltárak megfelelő igazgatása a közigazgatás modernizálásának is fontos eleme. Miközben az iratkezelés fejlődését is elősegíti, egyszersmind az információs társadalom növekedéséhez is hozzájárul. A levéltár egyrészt biztosítja az iratok védelmét, ezzel a kormány és a közigazgatás munkáját támogatja, és betölti jogbiztosító szerepét. Másrészt lehetővé teszi az állampolgár számára, hogy ellenőrizhesse a közigazgatás működését és hatékonyságát, a közigazgatás számára pedig dokumentálhatóvá teszi, hogy annak szervei miként is végzik feladatukat. Ez teljes körű együttműködést és egyetértést feltételez az adminisztráció és a levéltárak között. A levéltárak az ügyek kontextusában tárják elénk az eseményeket, és biztosítják a hivatalok átláthatóságát. Átláthatóság és felelősség, az azzal való felruházás a legfőbb haszon, amelyre a közigazgatás szert tehet, ha megfelelően irányítja levéltárait. Ezekhez járul a megfelelő tapasztalatszerzés: a jól karbantartott levéltárak biztosítják a döntéshozatali folyamat lépéseinek nyomon követését, azok jelentőségének megértését, mérhetővé teszik a döntés által kiváltott hatást, és olykor levonhatóvá teszik a tanulságokat. Ám e nyereség csak abban az esetben biztosítható, ha a levéltárosok és a levéltárak tekintettel vannak a hivatalok szükségleteire és a közigazgatás fejlődésére. Időzzünk el egy pillanatra az elektronikus adminisztrációnál, amely mellett a tagállamok nagy része a reform és a modernizáció jegyében kötelezte el magát. Az amnéziában szenvedő állam kísértetét távol tartandó mindig szem előtt kell tartanunk az archiválás kategorikus imperatívuszát. Az elektronikus archiválás — egyebek mellett — az eljövendő évek legfőbb kérdései közé tartozik. Tudom, hogy ezt sok európai ország felismerte már. Röviden az idevágó franciaországi munkálatokról. Döntő fontosságú fejleményként értékelhetjük, hogy a miniszterelnök által 2004. február 2-án kiadott, az elektronikus igazgatásról szóló stratégiai tervben olvasható egy, az elektronikus archiválásról szóló fejezet is. Erre alapozva partneri kapcsolatok létesültek az elektronikus közigazgatás fejlesztésével foglalkozó irodával és más hivatalokkal, amelyek elkötelezték magukat ügymenetük (például a közbeszerzés ügyvitele) elektronikussá tétele mellett. 2006-ban kísérleti operációs rendszert dolgozunk ki az elektronikus archiválás területén, amelynek segítségével tesztelni tudjuk majd annak funkcióit, és amely modellként szolgál majd a további intézkedésekhez és a rendszer finomításához. A program 2007-ben lép majd teljes körűen működésbe. 2008-2009 során pedig az új központ keretében egy minden részletre kiterjedő operációs rendszer fejlesztéséhez fogunk a nemzeti levéltár számára. Európai partnereinkkel és barátainkkal közösen, az uniós együttműködés keretében már korábban is alkalmunk volt nyomatékosan felhívni a figyelmet az elektronikus archiválás jelentőségére. 16