Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám - Viszket Zoltán–Zentai Katalin: A hungarikakutatás és a Magyar Országos Levéltárban őrzött hungarikajelentés-gyűjtemény / 41–57. o.

Végezetül a levéltári hungarika nyilvántartásának kérdését 1971-ben oldották meg a művelődésügyi miniszter és az MTA főtitkárának együttes utasításával (/. /. sz. melléklet). Az utasítás határozott arról, hogy meg kell szervezni a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyag számbavételét, valamint a másolatok központi nyilvántartását (1. pont). A nyilvántartás felállításával a Levéltári Igazgatóságot és az Országos Levéltárat bízták meg azzal a munkamegosztással, hogy az Igazgatóság a külföldi levéltári anyag számbavételét végezte és információs szolgálatot állított fel, ami köteles volt tájékoztatni a kiutazó kutatókat. Azonban a külföldi levéltárak segédleteit az Országos Levéltár őrizte, ezért a pontos és részletes tájékoztatás is itt történt. Az utasítás az Országos Levéltár feladatává tette a levéltári hungarikamásolatok központi nyilvántartását (2. pont). Megfogalmazták a hungarika komplex, aprólékos definícióját (5. pont), illetve meghatározták, hogy a kiutazó kutatók kötelesek a feltárt iratokról jegyzéket készíteni és ezen jegyzékeknek milyen adatokat kell tartalmazniuk (6-8. pont). 11 Az Országos Levéltár 1972-ben egy munkautasítás keretében szabályozta a hungarikamásolatok nyilvántartását is. Ezen utasítás szerint a hungarikamásolatok alapnyilvántartása két egymást kiegészítő nyilvántartásból áll. 1) "Eredeti őrzöhely szerint való nyilvántartás"", amely az eredeti iratokat őrző intézmények országonkénti csoportosításában és ezen belül intézmények szerint az őrző intézet levéltári (kézirattári) rendjének megfelelő fond-, illetve állagszinten tájékoztat arról, hogy milyen hungarikamásolati anyagot őriznek. 2) "'Másolat örzőhelye szerint való nyilvántartás", amely a másolatokat őrző intézmények levéltári (könyvtári, filmtári, fényképtári stb.) rendjének megfelelően a legkisebb raktári egység szintjén ad tájékoztatást arról, hogy a kérdéses raktári egység mit tartalmaz. Megfogalmazták még egy kiegészítő nyilvántartásnak a szükségességét is, amely "A megrendelés alatt lévő anyag szervtipológiai nyilvántartása'

, volt. Fond, illetve állagszintre bontva tartalmazza a levéltári területről filmesére keretében, vagy rendelésre másolni kért levéltári anyag adatait oly részletességgel, amint azt a rendelés megkívánja. A nyilvántartás az eredeti iratokat őrző intézmény rendjében történik, tartalmazza azonban a rendelés idejét, a rendelő akta számát és a kezdeményező intézmény vagy kutató nevét. Az ausztriai hungarikagyüjtés kapcsán meghatározták

12 a magyar vonatkozású iratok feltárásának és mikrofilmezésének folyamatát is. A munkát három fázisra osztották: 1) A feltárás folyamán azt kell megállapítani, hogy mely állagokban található magyar vonatkozású anyag és ez milyen terjedelmű. 10 Az utasítást teljes egészében közöljük az I. sz. mellékeltben, mivel számos szakirodalom hivatkozik rá, de egyik sem közli, illetve nehéz a felkutatása. 11 MOL, Y7„ 436/1972. 12 MOL, Y7„ 1116/1972. 46