Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 3. szám - A második nemzetközi szabvány: az ISAAR (CPF) / 32–70. o.

Szabály: Meg kell határozni, hogy az azonosító leírás a nemzetközi és/vagy nemzeti útmutatók és/vagy szabályok alkalmazásában minimális, részleges vagy teljes. A nemzeti útmutatók vagy szabályok hiányában minimális szintűnek tekintendők azok a rekordok, melyekben csupán az ISAAR (CPF) szabvány által meghatározott négy legfontosabb elem kerül leírásra (Id. 4.8.) és teljesnek azok, melyek az ISAAR (CPF) szabványban meghatározott összes releváns elemet tartalmazzák. 5.4.6. Keletkezési, felülvizsgálati vagy törlési időpontok Cél: Jelölni, hogy az azonosító leírást mikor készítették, vizsgálták felül vagy törölték. Szabály: Meg kell adni az azonosító leírás létrehozásának dátumát, illetve a felülvizsgálatok időpontjait. Meg kell határozni a „szabályok és/vagy szokások" (5.4.3.) elemben a felhasznált dátumok szabványrendszerét pl. ISO 8601. 5.4.7. Nyelv és írásmód Cél: Megjelölni az azonosító leírás készítéséhez használt nyelve(ke)t vagy írásmódo(ka)t. Szabály: Rögzíteni kell a levéltári azonosító leíráshoz használt nyelve(ke)t vagy írásmódo(ka)t. Értelemszerűen meg kell adni a nyelveket (ISO 639) vagy az írásmódokat (ISO 15924) jelölő ISO kódokat is. 5.4.8. A leírás forrásai Cél: Azonosító leírás elkészítéséhez használt források

37 azonosítása. Szabály: Rögzíteni kell az azonosító leírás kidolgozásához felhasznált forrásokat. 5.4.9. A leírás karbantartására vonatkozó megjegyzések Cél: Az azonosító leírás megalkotására és módosításaira vonatkozó információk dokumentálása. Szabály: Rögzíteni kell az azonosító leírás megalkotására és kezelésére vonatkozó megjegyzéseket. Ennél az elemnél lehet feltüntetni az azonosító leírás szerzőjének nevét. 6. A szervezetek/testületek, személyek, családok valamint a levéltári és más források közötti kapcsolatok létrehozása A levéltári azonosító leírások megalkotásának elsődleges célja az iratok kontextusának dokumentálása. Ahhoz, hogy ez a dokumentáció igazán hasznos legyen, szükséges az azonosító leírásokat az iratok leírásaival összekapcsolni. A levéltári azonosító leírások azonban minden egyéb vonatkozó információ-forrással is összeköthetők. Amennyiben ilyen kapcsolatok felállítására kerül sor, lényeges (amennyiben ez ismeretes) a szervezet/testület, személy vagy család és a kapcsolt forrás A források alatt értsd: (történeti) szakirodalom és (publikált/publikálatlan) levéltári források. 52