Levéltári Szemle, 55. (2005)

Levéltári Szemle, 55. (2005) 3. szám - A második nemzetközi szabvány: az ISAAR (CPF) / 32–70. o.

Megjelölni az adott kapcsolat fennállásának idejét. Szabály: Amennyiben ismert, rögzíteni kell a kapcsolat kezdetét, valamint — amennyiben lényeges — megszűntének időpontját. Meg kell adni a „szabályok és szokások" (5.4.3.) elemben a használt dátumadás szabványát (pl.: ISO 8601). 5.4. Kontroll adatcsoport 5.4.1. Leírás-azonosító Cél: Egyedi módon azonosítani az azonosító leírást a használt kontextusban. Szabály: Az azonosító leírást egyedi azonosítóval kell ellátni a helyi és/vagy nemzeti szokásoknak megfelelően. Ha az azonosító leírás nemzetközi használatra készül, rögzíteni kell a rekordot létrehozó ország kódját az ISO 3166 szabvány utolsó változatának megfelelően. Amennyiben az azonosító leírás szerzője nemzetközi szervezet, az ország kódjának helyén a szervezet azonosító-számát kell megadni. 5.4.2. Intézmény azonosító kód(ok) Cél: Az azonosító leírásért felelős intézmény(ek) azonosítása Szabály: Rögzíteni kell az azonosító leírás kidolgozásáért, módosításáért vagy terjesztéséért felelős intézmény teljes kitüntetett névalakját, vagy meg kell adni a nemzeti vagy nemzetközi szabvány szerinti kódját (code standard). Meg kell jelölni az intézmény azonosítására használt rendszer/szabvány/szabályzat hivatkozásait. 5.4.3. Szabályok és/vagy szokások Cél: Az azonosító leírás kidolgozásához használt nemzeti vagy nemzetközi szabályok vagy szokások felsorolása. Szabály: Rögzíteni kell a felhasznált szabályok vagy szokások nevét és, amennyiben ez szükséges, a változat számát, a megjelenés időpontját. Külön meg kell határozni a „Kitüntetett névalak"

36 meghatározásánál felhasznált szabályokat. Meg kell adni az azonosító leírásban megadott dátumformáknál használt különböző szabványrendszereket (pl. ISO 8601). 5.4.4. A leírás státusza Cél: Jelölni az azonosító leírás kidolgozási szintjét, hogy a felhasználó számára érthető legyen annak aktuális állapota. Szabály: Rögzíteni kell az azonosító leírás státuszát, jelezni ha az tervezet, vagy már érvényes változat, ha már felülvizsgálták, vagy ha törölték. 5.4.5. Részletezési szint Cél: Megjelölni, hogy az azonosító leírás részletezési szintje minimális, részleges, vagy teljes. Ld. 5.1.2. és 5.1.3. 51