Levéltári Szemle, 54. (2004)

Levéltári Szemle, 54. (2004) 3. szám - KILÁTÓ - A levéltári anyag használatának gyakorlati szempontjai (kutatótermi használat stb.) (ford: Szőke Zoltán) / 57–63. o.

f) Az iratok eredeti példányainak védelme Az eredeti iratok tanulmányozása az iratok rongálódását okozhatja. Ez ellen számos különleges intézkedést lehet életbe léptetni, pl. jegyzetkészítés céljára csak ceruza, sőt esetleg csak laptop használható, gézkesztyű viselésének kötelezővé tétele stb. Egyre több levéltár választja azonban a biztonsági mikrofilmmásolatok útján történő kutatás lehetőségét. Ez utóbbi esetben fokozott figyelmet kell fordítani a reprodukció minőségének ellenőrzésére. Állományvédelmi szempontból az iratok hagyományos fotózása helyett célszerűbb a digitális másolatok készítése (pl. szkennelés). Mindezek mellett továbbra is ügyelni kell a kutatótermek megfelelő klimatizációjára. Az egész Európai Unióra vonatkozó egységes kutatótermi állományvédelmi szabályok bevezetése nagyobb figyelmet irányítana a levéltári anyag hosszú távú megőrzésével kapcsolatos felelősségre. g) Használati útmutatók és levéltári segédletek A levéltári anyag kutatásához segédletekre van szükség. A levéltári segédletek hiánya nem lehet kifogás, amely alapján a levéltár korlátozhatná az adott iratanyaghoz való hozzáférést. A kutatás megkezdését és a levéltári anyag használatát jelentősen megkönnyíti, ha a levéltári segédletek nem csak a kutatótermeken hozzáférhetők, hanem pl. könyvtárakban, de leginkább az interneten. A legfontosabb (legértékesebb, legnépszerűbb) levéltári anyagokról és az alapvető levéltári szolgáltatásokról érdemes két- vagy többnyelvű ismertetőt, használati útmutatót készíteni. Az elektronikus levéltári anyag használata új probléma elé állítja a kutatókat. A kutatószolgálatot teljesítő levéltárosoknak megfelelő felkészültséggel kell rendelkezniük az elektronikus iratok kutatásához szükséges gyakorlati útmutatáshoz és segítségnyújtáshoz is. Európai szinten egy tanulmány keretében lehetne megvizsgálni az elektronikus (iratanyagra vonatkozó) használati útmutatók harmonizációjának lehetőségét. h) Levéltári szolgáltatások A levéltárak hagyományosan két alapvető szolgáltatást nyújtanak: kutatói tájékoztatást és másolatkészítést. Az internet és az e-mail használat elterjedése miatt szükségessé vált e szolgáltatások újragondolása. A kutatói információkérés egyre gyakrabban történik e-mailen keresztül, az így feltett kérdések sokszor nagyon általánosak, az érdeklődők mégis gyors választ várnak. Ilyen körülmények között feltétlenül konszenzusra kellene jutni arra vonatkozóan, hogy milyen mértékű legyen, illetve lehet a kutatói tájékoztatás. Másolatok (fizikai vagy digitális adathordozóra egyaránt) minden nemzeti levéltárban rendelhetők. A másolatkészítési szabályokra, a reprográfiai díjszabásra, a megrendelési formákra és teljesítési időtartamokra vonatkozó on line információszolgáltatás még jelentősen fejleszthető. Pl. arra vonatkozó tájékoztatás, hogy egyáltalán mi az oka, 60