Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - KILÁTÓ - Orosz Katalin–Albrechtné Kunszeri Gabriella: Állományvédelmi tapasztalatok Hollandiában / 41–49. o.
KILATO OROSZ KATALIN - ALBRECHTNE DR. KUNSZERI GABRIELLA ÁLLOMÁNYVÉDELMI TAPASZTALATOK HOLLANDIÁBAN A levéltári állományvédelem területén a Magyar Országos Levéltárral holland kezdeményezésre létrejött együttműködés első lépéseként 2000. május 15-26. között két hetet töltöttünk Hágában, a holland Központi Állami Levéltárban (Rijksarchief). A munkaprogram fő feladata a holland szakemberek által kidolgozott statisztikai módszer, az UPAA (Universal Procedure far Archive Assesment, azaz általános levéltári minősítő eljárás) megismerése és begyakorlása volt. A látogatás ugyanakkor jó alkalmat kínált az általános szakmai tájékozódásra is. Az ott tapasztaltakról szeretnénk röviden beszámolni. Az UPAA A módszer levéltári gyűjtemények állapotának minősítésére szolgál. Alkalmazásával 5% pontossággal meghatározható, hogy — állapotuk miatt, a használattal járó információveszteség veszélyének következtében — az iratok milyen hányada nem, vagy csak korlátozásokkal kutatható. Az UPAA tehát nem a restauráltatási szükséglet megállapítására, hanem a gyűjtemény rendeltetésszerű használhatóságának mérésére szolgál. A restauráltatási igény felmérésére és a költségbecslésre a jelenleg befejezés előtt álló módosított változat, az ACER szolgál. Ennek továbbfejlesztésére egy nemzetközi együttműködés keretén belül holland kezdeményezésre és vezetéssel nyolc ország nemzeti levéltárai (Csehország, Észtország, Hollandia, Lengyelország, Magyarország, Németország, Szlovákia és Szlovénia) közös pályázatot adtak be az Európai Unióhoz. Egy további, tervezett változat a savas károsodások felmérését teszi majd lehetővé. Az UPAA-t már több holland levéltárban, valamint az un. TANA 'p-program keretében a volt gyarmati országok levéltáraiban alkalmazták. Az eredmény megbízhatóságának vizsgálatára a hágai Állami Levéltár két gyűjteményi részét két munkacsoport egymástól függetlenül felmérte. A statisztikusok által garantált 5%-os hibahatárhoz képest meglepően csekély, 0,5% eltérést találtak. A módszer tehát — ha nem is teljesen pontos — de megbízható képet ad a levéltári anyag állapotáról anélkül, hogy minden iratot megvizsgálna. Óriási előnye, hogy rövid idő alatt elvégezhető, és néhány évenként megismételve nyomon követhető a gyűjtemény állapotának alakulása. A módszer ismertetése A felmérés első lépéseként le kell mérni a vizsgálni kívánt levéltár gyűjteményének hosszát ifm-ben, majd meghatározni az egy ifm-en belüli átlagos tárgyszámot (egy jelzet alá tartozó iratok, vagy könyv). Ezt követi a mintavételi helyek kiválasztása statisztikai 41
