Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 4. szám - KILÁTÓ - Orosz Katalin–Albrechtné Kunszeri Gabriella: Állományvédelmi tapasztalatok Hollandiában / 41–49. o.
egyenletek segítségével. A mért adatok behelyettesítésével kiszámítható, hogy hány méterenként, pontosan melyik dokumentumot kell mintának kiválasztani. A statisztikai módszer biztosítja a véletlenszerű mintavételt, az optimális mintaszám az összes iratfolyómétertől függően 200-300 közötti. A felmérést előre meghatározott útvonalon haladva kell végezni, és gondosan kell dokumentálni, hogy a minták utólag is visszakereshetők és ellenőrizhetők legyenek. Ezért az adott raktárak alaprajzain az ott tárolt dokumentumok mennyiségét ifm-ben, valamint a kiválasztott minták jelzetét pontosan fel kell jegyezni. Az így meghatározott dokumentumok állapotát aztán a kutathatóság szempontjából kell megvizsgálni, és a megfigyelhető károsodási típusok mértékét egy űrlapra vezetni. (1. melléklet) Az állapot felmérésekor tehát csak azt veszik figyelembe, hogy a dokumentum a kutatás során esetleg károsodhat, sérülhet-e, vagy bekövetkezhet-e információvesztés. Ha egy papír dokumentum sarka pl. félig leszakadt és írás van rajta, akkor kutatás során nagy az esély az információvesztésre, hiszen a sarok könnyen leszakadhat és elveszhet. Ezért ezt már nem kutatható állapotnak minősítik. Ha azonban egy dokumentum kissé penészes, de a foltok nem gyengítették meg nagyon a papírt, és pl. csak a margón láthatók, akkor az anyag kutatható.) Amikor az összes minta állapotának feljegyzése megtörtént, az adatokat számítógép segítségével értékelik. A felmérés során kiderül, hogy mely károsodási típusok a leggyakoribbak az adott gyűjteményben, és milyen azok mértéke. (2. melléklet) Az adott gyűjtemény raktározási és jelzetelési sajátságainak figyelembevétele fontos része az UPAA-nak. Minden egyedi, a felmérés eredeti leírásától eltérő mérési, vagy számolási eljárást pontosan fel kell jegyezni, hogy az értékelés egyértelmű lehessen. A legnagyobb nehézséget a mintavétel okozza, mert a felmérés csak akkor ad reális eredményt, ha a mintavétel teljesen véletlenszerű. Ezt azonban megnehezítik a sokszor egy levéltáron belül is különböző jelzetelési módok. Az eredmények érzékeltetésére bemutatjuk a Rijksarchief egyik családi anyagában a Hofvan Holland levéltár 126 ifin nagyságú gyűjteményében kapott adatokat. Az anyag 73%-ánál tapasztaltunk közepes, 4%-nál erős kémiai károsodást (tintamarást), 28% esetében közepes, 13%-on pedig erős mechanikai sérülést. Az iratok 20%-a nedvesedéstől közepesen, 3 %-a erősen károsodott, a kis mennyiségben észlelt egyéb károsodások mellett. A kutathatóság alakulása: 15%-ot a szakszerű kutatás során nem fenyegeti veszély, 35% élettartama esetleg csökkenhet a kutatás során, 30% élettartama várhatóan csökken kutatáskor, míg 19% nem kutatható az állapota miatt. Az ismertetett felmérési módszert azért fejlesztették ki a holland kollégák, hogy képet kapjanak a levéltári gyűjtemények állapotáról és a legégetőbb problémákról. Az eredményeket az átfogó állományvédelmi stratégia kialakításához használták fel. A Holland Központi Állami Levéltár állományvédelmi programja Mivel az iratok savasságát ítélték a legsúlyosabb problémának, a programot 1990-ben azzal kezdték, hogy hagyományos módszerrel (kettős hajtogatás) felmérték a gyűjteményben a savas iratok mennyiségét. Kiderült, hogy a 19. és korai 20. századi 42
