Levéltári Szemle, 51. (2001)
Levéltári Szemle, 51. (2001) 2. szám - KILÁTÓ - Klettner Csilla: Beszámoló a Public Record Office-ban szerzett szakmai tapasztalatokról / 60–64. o.
A kutatóterület A kutatóterület több teremből áll. Az előtérbe lépve az új — egyben esetleg laikus — kutatókat egy nagy méretű, a legnépszerűbb témákat és a vonatkozó iratok törzsszámát felsoroló tábla fogadja. Ha valaki például az angol királyok franciaországi földjeire vonatkozó iratokban kíván kutatásokat folytatni, könnyen eligazítást nyer, a törzsszámról tájékozódva a segédleteket könnyebben használja. Egy-egy témáról néhány oldalas ismertető is rendelkezésre áll, amely összefoglalóan ismerteti az adott irategyüttes összetételét, egyben konkrét utalásokat is tartalmaz egy-egy irat felelhetőségére, további forrásokra. Az ismertetőket — amelyek szabadon elvehetők — témák szerint tárolják több példányban a tábla mellett. A segédletek szabadon hozzáférhetők. Ez a listák nagy mennyiségét tekintve természetesen eligazító feliratok alkalmazását feltételezi, amely a PRO-ban tökéletesen megvalósul. Természetesen a kutató segítséget kérhet, ha nem igazodik el a segédletek között, a segédletekhez való szabad hozzáférés azonban egyértelműen pozitív jelenség, hiszen a kutatónak szabad mozgást, szabadságot ad a kereséshez. Amennyiben a kutató nem ragaszkodik a hagyományos, papíralapú jegyzékek használatához, a PRO saját fejlesztésű — a katalógusokat tartalmazó — PROCAT nevű számítógépes programja segítségével is kikeresheti a kívánt irat jelzetét. Elektronikus katalógus és iratrendelés: PROCAT és DORIS A PRO az elektronikai eszközök használatát tekintve jól felszerelt, általában az iratok keresése és megrendelése is számítógépen történik az elektronikus katalógus és keresőprogram, a PROCAT, ül. a kifejezetten az iratkéréseket kezelő DORIS nevű programok segítségével. (A kutatóterületen a katalógusban való keresésre és az iratok kikérésére 10-10 kutatói számítógép áll rendelkezésre). Az iratok kikérése és kiadása általános gyakorlatunktól eltérő rendszerben történik. Mivel egy-egy irat, vagy dosszié úgy kerül jegyzékelésre, hogy nyílttá válása a dosszién és az irat dobozán is egyértelműen jelezve van, tehát további áttekintést az irat a kiadás előtt nem igényel, az olvasó az iratot 30 percen belül megkapja. A forgalom meglehetősen nagy, az irat számítógépes kikérése, a számítógépes hálózatnak köszönhetően a kérőlap a raktár szintjén történő automatikus kinyomtatása és a kiemelt iratok a kutatóterembe iratliften történő felküldése azonban meggyorsítja és leegyszerűsíti a munkát, a munkafolyamatot pedig teljesen követhetővé teszi. (A program pl. a raktárban dolgozó és az iratot kiemelő kollégáktól is visszajelzést kér — s persze mindent automatikusan regisztrál.) Az irat kikérése után a kutató egy személyhívót kap, amelyen az irat előkészítése után megjelenik az üzenet az irat megérkeztéről, valamint az, hogy melyik emeleten, melyik olvasóteremben olvasható stb. (A személyhívós rendszer — bár a személyhívók elveszte miatt elég költséges, így a jövőben talán meg is változtatandó — egyértelműen „felhasználóbarát" megoldás, hiszen a kutatónak nem kell feleslegesen várnia, kivetítőkön újra és újra tájékozódnia, hanem szabadon mozoghat, akár lemehet a földszinti kávézóba, könyvesboltba is. Ez igazán extra szolgáltatás, amely azonban híven tükrözi a PRO politikáját.) 63
