Levéltári Szemle, 50. (2000)
Levéltári Szemle, 50. (2000) 1. szám - JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK - Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 1999. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól / 55–67. o.
3. Nyilvántartások vezetése, a feldolgozó munkák végzése A levéltári anyag nyilvántartása A LÜS2 által előírt nyilvántartások vezetésének állapota vegyes képet mutat. Az iratanyag levéltárba kerülésének nyilvántartására szolgáló gyarapodási naplót valamennyi intézmény rendszeresítette, a fogyatékok naplózása azonban már nem mindenütt szokásos. Általánosan használt a letéti napló, a védett levéltári anyag törzskönyve és a kölcsönzési napló. Hasonló mondható el a levéltári anyag raktári egységeit nyilvántartó raktári jegyzékről is, bár két egyetemi levéltárban ezt egyáltalán nem veszik fel. A levéltári anyag alapvető egységeit, a fondokat hitelesen rögzítő nyilvántartás — a LÜSZ szerint — a fondtörzskönyv, amelyet a '70-es évek első felében a levéltárak többsége elkészített, de 8 levéltár (2 megyei, 1 városi és 5 egyetemi) kivételével ma már teljesen elhalt dokumentumnak tekinthető. Régóta elterjedt az a vélemény, hogy fölösleges dologról van szó, mert más dokumentációk (így az ún. tervezési statisztikai segédlet) is lényegében ugyanazokat az adatokat rögzítik. (Megjegyzem: ez nagyjából igaz, ám a helyettesítők a hiteles fondnyilvántartás követelményeinek nemigen felelnek meg.) Mindössze a közlevéltárak felében rendszeres az egyes levéltári fondok „élettörténetének" dokumentálására előírt belső fonddosszié használata. Összefoglalóan megállapítható, hogy a közel három évtizede kialakított belső nyilvántartási rendszer mielőbbi reformra szorul, csak ezt követően van esély a levéltári anyag hiteles és valóban naprakész nyilvántartására. A levéltári anyag rendszerezése A levéltári fondok kialakítása általában szabályszerűen, a korábbi előírásoknak megfelelően történik a levéltárakban. Az egyetemi levéltárakban sajátos fondképzési szisztéma honosodott meg az elmúlt évtizedekben: nemcsak az intézmények, hanem ezen belül a karok, sőt az utóbbiak egyes szervezeti egységei (tanszékek) is külön-külön önálló levéltári fondot alkotnak. Ez az eljárás nem okoz ugyan gondot az iratanyag kezelésében, kutatásában, de kétségtelenül szakítást jelent azzal a szakmai alapelvvel, amely szerint egy szerv/intézmény egyenlő egy fonddal, a szerv, intézmény szervezeti egységei csak fondon belüli állagok lehetnek. A fondoknak a LÜSZ által előírt egységes, a történeti korszakokra, ezeken belül szervtípusokra épülő fondfőcsoportos, fondcsoportos rendszerbe foglalása a fővárosi, a megyei és a városi levéltárakban megvalósult, a szaklevéltárakban — sajátosságaik miatt indokoltan — bizonyos változtatásokkal alapelveiben szintén érvényesült. (Kivételt képez Tatabánya Város Levéltára, ahol az intézmény létrejötte óta bekerült iratok rendszerezése — a személyi feltételek hiánya miatt — még nem történt meg.) A szakfelügyelői jelentések szerint az 1990 előtt keletkezett iratanyagot illetően ez a rendszer alapvetően megfelelő, lényeges besorolási problémák nincsenek, kivéve a volt megyei MSZMP-archívumok iratanyagát. Ezen kívül gondok jelentkeztek a privatizált, felszámolt/végelszámolt gazdasági szervek és az 1990-ben létrejött helyi önkormányzatok iratainak besorolásánál. Itt csak a pártarchívumi iratok kérdésére térek ki röviden. 60
