Levéltári Szemle, 50. (2000)

Levéltári Szemle, 50. (2000) 3. szám - KILÁTÓ - Németh Ildikó–Szabó Csaba: A bajor levéltári rendszer: egy tanulmányút tapasztalatai / 24–41. o.

Elektronikus adatfeldolgozás Bajorországi tartózkodásunk alatt hat levéltárat látogattunk meg, de három teljesen különböző levéltári számítógépes adatbázissal, illetve programmal ismerkedtünk meg. A megismert programok a legkülönbözőbb szinteken, és a legkülönbözőbb szoftvertámogatottsággal működnek. Windows alapú programot csak az állami levéltárakban használnak. A Bajor Állami Levéltárak Főigazgatósága fejlesztette ki a Faust nevű programot, melynek már a harmadik, javított verziója fut az állami levéltárakban. A kollégák elmondták, hogy rendkívül nehéz egy komplex levéltári adatbázis összeállítása, még a harmadik verzióban is előfordulnak hibák. A programnak mi is számos gyenge pontját tapasztaltuk. Például nem tud általánosan keresni az egész adatbázisban. A felhasználónak tudnia kell, hogy egy bizonyos fondot, témát, megnevezést (bármit, amire keresni kíván) melyik főcsoportban találja meg, különben végigkeresheti valamennyi főcsoportot. Például kíváncsiak voltunk, hogy a Bajor Állami Levéltárak Főigazgatóságának anyagaiban előfordulnak-e '56-os magyar menekültekkel kapcsolatos iratok. Mivel az egész adatbázisban nem lehet keresni, egyenként kellett főcsoportokon a kereső-kifejezést (Ungarn — Flüchtlinge — 1956) végigfuttatni. Az egyházi levéltárak a Rabé elnevezésű, DOS alapú bonyolult és nem igazán segítőkész programot használják, amelyet egy autodidakta levéltáros fejlesztett ki. Tapasztalataink szerint a Windows alapú Access program, amely nálunk is általánosan elterjedt, sokkal hasznosabb. Az Ingolstadti Városi Levéltárban (Stadtarchiv Ingolstadt) ismerkedtünk meg az amerikai fejlesztésű AscSam nevű programmal, amelyet elsődlegesen történészek számára fejlesztettek ki. A program lényegében egy cédulázó program, amely egyesíti a szövegszerkesztők és az adatbázis-kezelők jó tulajdonságait. A keresésre lehetőség van az egyes cédulán (mérete akár több ezer sor is lehet) belül is, de több (végtelen számú) cédula között is. A programból létezik DOS és Windows alapú verzió is. ígéretet kaptunk arra nézve, hogy küldenek egy Demo verziót részünkre. Véleményünk szerint akár levéltári adatbázisként, akár történészek számára cédulázó programként hasznos lehet.

3 Általánosságban megállapítottuk, hogy a Magyarországon kidolgozás alatt álló számítógépes levéltári adatbázisok (Fond-X; Registrum) sem rosszabbak a Bajorországban megismerteknél. Véleményünk szerint az fel sem merülhet, hogy nincsen ilyen jellegű programokra szükség. Valószínűleg vannak, sőt lesznek is ezeknek a programoknak hibái, de azok nem kérdőjelezhetik meg szükségességüket. Egy számítógépes program 3 Abban a bajor kollégákkal is egyetértettünk, hogy a levéltári munkában a számítógépek óriási segítséget jelentenek, de szerepüket semmiképpen sem szabad túlértékelni. Van egy érdekes ellentmondás a levéltárak és a számítástechnika kapcsolatában. Amíg a levéltárak a jövő számára a múlt írásos emlékeit igyekeznek megőrizni, addig a számítógépes szoftvereket előállító cégek abban érdekeltek, hogy minél gyorsabban, minél újabb verziókat dobjanak termékeikből piacra. A számítógépek és a különböző programok nem fognak a jövőben sem a levéltárosok helyett dolgozni. Mai ismereteink szerint (!!!) az is valószínűsíthető, hogy a számítógépek nem fogják megoldani a nagy helyigénnyel járó irattárolás problémáját sem a jövő levéltárában. Olyan gyorsan fejlődik a számítástechnika, hogy a ma használt adatbázisok, programok, rendszerek néhány év múlva már elavulnak, tulajdonképpen ezeket is archiválni kellene. Ki tudná megmondani, hogy meddig marad „modern" a CD-Romra mentett információ, kép, illetve egyéb adat. Talán néhány év, évtized múlva múzeumi tárgyak lesznek azok a számítógépek, amelyek CD lemez olvasására is képesek. A bajor kollégákkal együtt arra a véleményre jutottunk, hogy a számítógépet mint kiváló segédeszközt (szövegszerkesztőt, adatbázis-kezelőt, képfeldolgozót stb.) kell tekinteni, de semmi esetre sem mint a levéltározás végső megoldását. Tudomásul kell venni, hogy még nagyon sokáig a papír lesz a levéltáros számára az elsődleges adathordozó. 32