Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - KILÁTÓ - Apró Erzsébet: Vjesnik Drzavnog Archiva u Rijeci XXXIX. = A Rijekai Állami Levéltár Híradója. Rijeka, 1997 / 51–54. o.

népi mozgalomban, Dr. Bosiljka Janjatovic Országgyűlési választások és választási terorr 1920 és 1927 között a Quarnerói tengermellék és Gorski Kotar területén című tanulmányát olvashatjuk. A leltárak és regeszták rovatban Albino Sencic jegyzéket közöl Rikard Katalinic Jeretov író és költő levéltárban őrzött iratairól. A kötet végén az Ismertetések rovatban Tatjána Blazekovic, Boris Zakoáek, Albino Senőíc és Zorica Manojlovic könyvismertetőit olvashatjuk. A levéltárelmélet és gyakorlat rovatban két érdekes írást találunk. Megragadta figyelmemet Fila Bekavac Lokmer oki mérnök, és prof Jasna Badanjak a Rijekai olajfinomító, az INA Rt. INDOK (Információs-dokumentációs Központ) munkatársainak szakdolgozata, melynek címe: Az információs és kommunikációs technológiák tervezésének és alkalmazásának lehetőségei a vállalatok belső dokumentációjának felhasználásában. Mivel az utóbbi években a magyarországi levéltárosokat is szükségszerűen foglalkoztatja az elektronikus irat kezelésével kapcsolatos minden információ, a cikket részletesebben ismertetem. Igaz, mi mint közlevéltár leginkább az önkormányzatok iratkezelésének felügyelete kapcsán találkozunk a mindennapi munkánkban ezzel a problémával. Nevezetesen, hogy sok helyen áttértek a számítógépes iktatásra és iratkezelésre, de az archiválásra és a kutathatóság feltételeinek biztosítására levéltárba kerülése után - semmilyen garanciája nincs a levéltáraknak. A privatizáció folytán, a vállalatok iratkezelésébe való beleszólásra pedig csak feltételesen van lehetőségünk. A horvát szerzők írásukban bemutatják a vállalati iratkezelés egy lehetséges módját, melynek célja, hogy a kért irat a legrövidebb úton kerüljön az illetékes ügyintézőhöz. Ma, mikor a mindennapi gyakorlatban jelen vannak a számítógép adta lehetőségek, az adminisztráció költségeinek csökkentése és hatékonyságának növelése céljából elengedhetetlen a stratégiai fontosságú legújabb technológiák alkalmazása. Ez a fajta gondolkodás a modern vállalati vezetés alapját képezi, és ebből következik, hogy a dokumentáció felügyeletében és kezelésében lehetőség szerint arra törekszik, hogy a szabályozás minőségi tapasztalatokra támaszkodó rendezési, selejtezési, tárolási és a későbbi kutathatósági szempontból legmegfelelőbb információs és kommunikációs technológiákat válassza. Köztudott, hogy napról-napra több az információ, az abban való gyors eligazodás, illetve az információk változásának rendszeres követése egyre nagyobb probléma. A dokumentációk egyik csoportját képezik a nyilvánosságra hozhatók - mint a könyvtári anyag - a másikat a nem publikusak. Ez utóbbi a vállalat munkája során keletkező belső dokumentáció, melynek egy része hivatali titkot is tartalmaz. Tartalmilag pedig a munkafolyamatra (technológiára) vonatkozó, személyzeti, pénzügyi és egyéb iratokra oszthatók fel. A számítógépek megjelenésével a könyvtárak és levéltárak feladata nem csak a könyvek és iratok őrzése, hanem azok modern információs-dokumentációs központtá alakulnak át, így kapnak tájékoztató, könyvtári-dokumentációs, levéltári és oktatási feladatokat. Állandó feladata az adatgyűjtés, tárolás, feldolgozás, bibliográfiai adatbázisok építése, a kutatás és az információszolgáltatás. A vállalat belső dokumentációjának rendezésére nincs nemzetközi szabvány, azt befolyásolja a környezet ahol működik, és saját érdekének megfelelően készíti el az iratkezelési szabályzatát és ügykörjegyzékét. A törvény a maradandó értékű iratokat védi, de a meghatározott ideig őrzendő iratokat nem. Sok olyan vállalat van, mely irattára túl zsúfolt, nem megfelelően vagy egyáltalán nem gondoskodnak arról. A kutatás az anyagban sokszor lehetetlen. Erre keresték a 52