Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 1. szám - KILÁTÓ - Apró Erzsébet: Vjesnik Drzavnog Archiva u Rijeci XXXIX. = A Rijekai Állami Levéltár Híradója. Rijeka, 1997 / 51–54. o.

szerzők a megoldást a tervjavaslatukban. Ismertetik a fejlett országok gyakorlatát, ahol mind kevesebb a papíralapú adathordozó. Külön probléma a nagyszámú dokumentum őrzése és tárolása, és ez ma leginkább optikai adathordozókon található meg. Az eredeti dokumentumot szkennelik, és mint digitális adatot őrzik. Az alkalmazott program lehetőségei szerint mutatózzák. Az adathordozót CD olvasó toronyban ún. "tower"-ban őrzik; ahol hálózaton keresztül az érdeklődők számára hozzáférhető. Egy ilyen terv alapvető célja, a vállalat teljes dokumentációjának központi feldolgozása, és ezzel párhuzamosan a központi, biztonsági és kézi irattárak működtetése. Ebben az esetben az információs központ felelős egy biztonsági és központi irattár működéséért és a rendezés egységes kialakításáért. Mindezek előfeltétele egy számítógépes hálózat, a belső dokumentáció terve pedig a vállalati Intranet gerincét fogja képezni. A mai világban nehéz elképzelni a modern iratkezelést többféle adathordozó nélkül. Az új technológiák feltételezik a hálózat használatát, mely az információcsere területén ma már a mindennapi kommunikáció előfeltétele. Ha a feldolgozott adatok nem használhatók a hálón keresztül, vállalaton belül Intraneten, azon kívül az Interneten, akkor az irat tartalma, de vele együtt a vállalat is, olyan lesz, mint egy kincses sziget az óceán közepén. Az új technológiák elfogadásával és mindenapi alkalmazásával leszünk képesek jól és minőségesen követni a világban végbemenő gyors változásokat - vonták le a következtetést a szerzők. Zora Hendija A különböző szintű levéltári segédletek készítésének elméleti és gyakorlati problémái Horvátországban című tanulmánya - az elfogadott általános nemzetközi szabványokat és normákat is figyelembe véve - a levéltári anyag összeírásának illetve leírásának történeti fejlődését mutatja be. Megállapítja, hogy a Horvátországban érvényben lévő követelmények részben megegyeznek a nemzetközi normákkal, de teljes egészében nincsenek törvénybe foglalva. A ma is érvényben lévő 1962. évi levéltári törvényen alapul az 1963-ban készült Utasítás a levéltári belső nyilvántartások vezetéséről, mely mellékletként tartalmazza a formanyomtatványokat is. Ez az utasítás kötelezte az akkori Horvátországi Levéltárat, hogy szakmai útmutatót adjon ki a segédletek elkészítéséhez. Ez sajnos nem készült el minden nyilvántartáshoz, és mivel a szakmai útmutatónak nincs törvényerejű hatálya, a horvát levéltárakban így nem egységesek a kötelező belső nyilvántartások. Ismert szakemberek (Kreáimir Nemet, dr. Iván Beuc, Milos MiloSevic) véleménye alapján rámutat a cikk az egyes fogalmak értelmezésének különbözőségére is. Ismerteti a különböző szintű segédleteket és elkészítésük módját: így pl. a levéltári útmutatót (knjiga opceg inventara), és a levéltár ismertetéseket (vodiéi), melyek fond és állag, ill. sorozat szintjén készült segédletek. Az egyes fondok és gyűjtemények leltárkönyve (knjiga inventara za pojedine arhivske fondove i zbirke) elnevezésű segédlet elkészítéséhez nincs szakmai útmutató, az utasítás pedig nem tartalmazza a formanyomtatványt, így nem meghatározott a leltár szintje, tehát nem egyértelmű, hogy raktárjegyzék (sumarni inventar), vagy analitikus leltár (analiticki inventar), darabszintű segédlet készítésére szolgál. Végül felteszi a kérdést, mik a tájékoztatató segédletek, ha szintjük szerint határozzuk meg azokat? Milyen összefüggés van közöttük? A különböző szintű segédletek, a következők: a fondjegyzékek (Pregled arhivskih fondova i zbirki), ugyan-úgy mint az Armida számítógépes program mutatója, fondszintü; a fondtörzslapok (Matiőni list) fond-, állag-, ill. sorozatszintü; a raktárjegyzékek (sumarni inventar) fond-, állag-, sorozat- ill. tárgy- és egyes dokumentumszintű segédletek. Az analitikus leltár (analiticki inventar), darabszintű segédlet. A különböző szintű feltárások kölcsö53