Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 4. szám - HÍREK - Varga Júlia: Egyetemi és főiskolai levéltárak szakmai fóruma Zsennyén / 60–63. o.

nisztérium generálisan szabályozza a megyei levéltáraknak az egyetemeket, főiskolákat érintő gyűjtőkörét, amennyiben kiveszi ezen intézmények iratainak begyűjtési jogát az önkormányzati levéltárak kezéből, természetesen csak abban az esetben amennyiben az intézmény létrehozta saját szaklevéltárát. A már működő egyetemi levéltárak számára is sok megoldandó kérdést vet fel az új helyzet. Először is tisztázandó az integrált intézményben a jogi helyzet, a belső szervezeti változások előkészítése során új Szervezeti és Működési Szabályzatot kell elfogadtatni és a gyűjtőkört az új helyzetnek megfelelően kibővíttetni. Abban az esetben, amennyiben az integrált intézményben két, esetleg három szaklevéltár is létezik, ezeket szervezetileg össze lehet vonni, de úgy, hogy az anyagok jelenlegi helyükön maradjanak és így egy nagy közös levéltárnak több részlege is működne. Ugyanakkor arra is meg kell hagyni a lehetőséget, hogy l-l kisebb fakultás úgy dönthessen, hogy teljes anyagát beadja a közös levéltárba. Előadásának befejezésében fontos feladatként jelölte meg, hogy mind a 26 új intézmény figyelmét fel kell hívni a levéltárügy rendezésének szükségességére és a három legnagyobb vidéki egyetem (Debrecen, Szeged és Pécs) esetében, ahol a legnagyobb iratmennyiségről van szó, máris határozott lépéseket kell tenni az új egyetemi levéltárak megalapítása érdekében. A következő felszólaló, az ELTE Egyetemi Levéltár levéltárosa Kiss József Mihály beszámolt az ELTE Levéltárának mint a Levéltári Szövetség központjának az elmúlt években a Szövetsédben kifejtett munkájáról. Az 1993-ban Budapest-Gödöllői Egyetemi és Főiskolai Levéltári Szövetség néven megalakult regionális egyesülés 1996-ban tatai megszaporodásával országos jellegivé vált. Annak ellenére azonban, hogy már 14 intézményben működik hivatalosan elismert szaklevéltár, a nagyobb egyetemek kivételével ezeknek a levéltáraknak nincs lehetőségük arra, hogy teljes állású szakembereket alkalmazzanak Erre egyébként a kisebb iratmennyiséggel rendelkező levéltárak esetében nincs is szükség. Azon intézményekben, ahol nincs vagy nem volt szakképzett levéltáros, a történeti értékű iratanya rendezését jórészt a. Szövetség központjának, az ELTE Levéltárának munkatársai végezték el az elmúlt években, mint például a Közgazdaságtudományi Egyetemen, a Testnevelési Egyetemen, a Képzőművészeti Főiskolán, a Gödöllői Agrártudományi Egyetemen, a Pannon Agártudományi Egyetemen és máshol. A Szövetségen belőli szakmai segítségnyújtás további részét képezte több intézmény repertóriumának, illetve levéltári anyaga ismertetőjének elkészítése, ezenkívül egy összefoglaló segédlet, a Magyar Egyetemi és Főiskolai Levéltárak fond- és állagjegyzéke első kötetének megjelentetése. Emellett az ELTE Levéltára nyújtott színhelyet annak a több napos irattárosképző tanfolyamnak is, melyet a Szövetség diplomás szakemberei tartottak a tagintézmények képviselőinek. A következő nap délelőttjén a szakmai program Molnár László, a SOTE levéltárosának a gyűjtőterületi munkáról és a forráskiadás problémáiról tartott előadásával folytatódott. Az egyetemi levéltárakban a gyűjtőterületi munkában általában tapasztalható egyik akadály a levéltárak személyi ellátatlansága (az esetek többségében egyetlen levéltárossal működnek), amely nincs arányban a gyűjtőterület kiterjedésével. Egyetemeink iratképzési szempontból meglehetősen tagoltak, a levéltárnak igen nagyszámú szervezeti egység felügyeletét kell ellátnia. Mivel nincs lehetőség feladatmegosztásra, csupán azok sürgősségi szempontok szerinti rangsorolására, a felügyeleti munka a sorban mindig hátrébb csúszik, így ezen a téren nagy az elmaradás. Pedig igen nagy szükség lenne a különböző szervezeti egységek ellenőrzésére, hiszen sok esetben az iratkezelés nem történik megfelelő módon, egy-egy tanszéken még a már néhol elavult iratkezelési szabályzat létéről sem tudnak, ahol igen, ott pedig eltérő módon tartják be és alkalmazzák azt. A másik nehézség az iratátvétel 61