Levéltári Szemle, 49. (1999)

Levéltári Szemle, 49. (1999) 4. szám - HÍREK - Varga Júlia: Egyetemi és főiskolai levéltárak szakmai fóruma Zsennyén / 60–63. o.

terén jelentkezik, a kezdeményezés a legritkább esetben indul az egyes iratképző szervezeti egységektől, noha az lenne az ideális állapot. Ehelyett az iratkezelési szabályzat nem ismeretéből fakadnak aztán a legkirívóbb szabálytalanságok, amelyek az iratmegőrzést, illetve iratselejtezést érintik. Például, hogy a régebbi iratokat nem megfelelő adottságú helyeken tárolják (egy-egy raktár vagy folyosói szekrény zugában, pincében) őrizetlenül és gazdátlanul, kitéve az elkallódás, költözés vagy egy hirtelen felindulásból elkövetett nagytakarítás, lomtalanítás veszélyének, amikor esetleg történeti értékkel bíró iratsorozatokat dobnak ki, természetesen selejtezési jegyzőkönyv készítése nélkül. Ez felveti a levéltár és az iratképző szervek közötti kapcsolattartás kérdését: addig, míg a kapcsolattartás intézményes módja be nem járatódik, automatikusan felértékelődnek a kialakított személyes kapcsolatok. A levéltárak ugyanis az egyetemi struktúrában nem rendelkeznek sem olyan súllyal, sem olyan tekintéllyel, hogy a gyűjtőterületen tapasztalt kirívó szabálytalanságokat szankcionálhatnák. Az előadásban felvetett másik kérdéskörről, a forráskiadás problémáiról elhangzott, hogy melyek azok a forráscsoportok, amelyek közzététele az egyetemi levéltárak feladata lehet. Ezek elsősorban az egyetemi anyakönyvek, a végzettek jegyzéke, amelyek publikálását a magyar felsőoktatási intézmények sajnos a múltban is, de manapság is elhanyagolják. A legfontosabb kútfők az egyetemi, kari tanácsulési jegyzőkönyvek, valamint a hivatalok és a tanszékek iratai; az ezekből készült válogatások tükrözhetik leghívebben az intézmények történetét. Végül a harmadik csoportot a személyi hagyatékok, elsősorban levelezések alkothatják. A közlés módját meghatározza, hogy a forrásközlést kritikai kiadásnak szánjuk-e vagy sem, de mindenképpen jobb, ha nem csak a szűk szakma számára, hanem a szélesebb érdeklődő rétegek számára is hozzáférhetővé tesszük a szöveget. A következő előadó, Kiss Márton, a BME levéltárosa az egyetemi levéltárak segédleteiről és készítésük problémáiról beszélt. A segédletek egyik típusával, a repertóriummal a 14 ma működő egyetemi szaklevéltárból 9 rendelkezik, (a BME, a SOTE, az ÁOTE, a BKE, az ELTE, a PATE, a VE, a Miskolci Egyetem és a M. Képzőművészeti Főiskolai), s várhatóan még ez évben megjelenik a KEE levéltárának a repertóriuma is. A repertóriumok hasonló szerkezetűek, a bevezető ismertető általában tartalmaz egy rövid egyetemtörténeti összefoglalót, az egyetemi iratanyag sorsának a bemutatását (a jogelőd intézmények iktatási rendjét, az iratanyag hiányait, az irategyüttest ért károkat), majd szól a levéltárak anyagának rendezéséről, az esetleges selejtezésekről, a levéltárak közötti iratcseréről és végül a levéltári anyag tagolásának a repertórium szerkezetének az ismertetésével zárul. A kötetek végén - függelékben - a levéltár legérdekesebb dokumentumainak jegyzéke található (esetleg az intézmény máshol őrzött dokumentumainak jegyzéke), valamint mutatók és idegennyelvi összefoglalók. Említésre került a segédletek másik típusa, a fond- és állagjegyzék is, amelyből eddig egy jelent meg az ELTE Levéltárának szerkesztésében és amely 12 szaklevéltár anyagának fond- és állagjegyzékét közli. A segédletek összefoglaló bemutatása után a segédletkészítés során felmerülő tipikusnak mondható néhány probléma említése következett. így problematikus lehet a levéltári anyag struktúrájának, a fond- és állagszerkezetnek a kialakítása. Noha az egyetem levéltári anyaga klasszikus értelemben véve egyetlen fondnak számít, az anyag mennyisége és a jobb áttekinthetőség indokolttá teszi a több fondra tagolást. Külön fondot képez valamennyi önálló iktatást folytató szervezeti egység (központi igazgatási szervek, a karok, intézetek, tanszékek stb.) Emellett a központi szervek (igazgatói, rektori hivatal) iratanyagát általában időben is több fondra osztják az egyetem szervezeti változásainak megfelelően. Az egyetemi integráció követ62