Levéltári Szemle, 48. (1998)

Levéltári Szemle, 48. (1998) 1. szám - Takács Edit: Az alföldi levéltárak gyűjtőterületi munkája / 22–31. o.

Az 1990-ben megszűnt tanácsi iratok selejtezését és rendezését általában el tudják végezni a hivatalok, más kérdés, hogy a 0-ás, nem selejtezhetőnek minősített iratok között előfordulnak nem maradandó értékűek, ugyanakkor a selejtezhetőnek minősítettek között gyakorta akadnak történeti értékűek. Ezek át-, illetve visszaminősítése nem kis gondot jelent, különösen azokban a községekben, ahol a rendszerváltás óta az iratokat kezelő személyek is kicserélődtek. Legnehezebb helyzetben talán a községi irattárak vannak - a helyi közigazgatás hatáskörének növekedésével egyenes arányban csökkent az irattárak rendben tartására fordítható idő. A testületi, a TÜK-ös és a szakigazgatási iratok kezelése és átadás-átvétele mégcsak megoldható, nehezebb kérdés az ún. különkezelt iratok köre, pl. a térképtárak, tervtárak anyaga. A helyi önkormányzatok polgármesteri hivatalának iratkezelésével kapcsolatban mindenütt gond, hogy az 1974-ben bevezetett országosan egységes irattári tervet utoljára 1984-ben frissítették, az azóta megjelent új fogalmaknak nincs egységes tételszáma, sem egységesen megállapított őrzési-selejtezési ideje. Bizonyára jelentős előrelépést, minőségi javulást eredményezne, ha a Belügyminisztérium, de legalább a megyei közigazgatási hivatalok foglalkoznának a helyi önkormányzatok iratkezelési gyakorlatának átfogó vizsgálatával, és nemcsak a törvények, jogszabályok alkalmazásának helyességét ellenőriznék. (Csongrád megyében van olyan község, ahol a rendszerváltás óta évekig nem volt rendes iktatás, ahol már a negyedik jegyzőt alkalmazzák.) A régi iratkezelési szabályzatok elavultága mellett sajnos nem egy hatóság új iratkezelési szabályzata sem megfelelő. Például a városi és megyei rendőrkapitányságok irattári terve csak selejtezendő és megőrzendő iratokat ismer, archiválandó anyagot nem. Viszont előrelépés tapasztalható a bíróságoknál és ügyészségeknél. E két utóbbinál az 1990-es években sikerült elérni, hogy legalább alapos mintavétellel, illetve az ítéletek meghagyásával és levéltárba adásával részlegesen megoldjuk az archiválás feladatait, pl. Csongrád megyében, Szentesen. Néhány levéltárnak hasonló módon, a már selejtezhetőnek minősített rendőrségi, határőrségi iratokból is sikerült maradandó értékűt átvenni, pl. Hajdú-Bihar megyében. De van olyan levéltár is, ahol éppen a rendőrkapitányság nem engedélyezte a selejtezés hagyományos levéltári helyszíni ellenőrzést az adatvédelemre, ill. személyi biztonságra hivatkozva. Az 1995. évi levéltári törvény megjelenése óta mind a levéltáros szakma, mind az érintett intézmények, gazdálkodó szervezetek várják az új iratkezelési szabályzatok (minták? egységesek?) elkészülését. Lassan lejár a törvény által kitűzött határidő is, félő, hogy nem kellően előkészített szabályzatok látnak majd napvilágot, ha egyáltalán napvilágot látnak. Mind az önkormányzatok egy részénél, mind egyéb hatóságoknál (bíróságok, ügyészségek, földhivatalok, munkaügyi központok stb.), mind pedig a különféle cégeknél igen különböző mértékben, de alkalmazzák az elektronikus iratkezelést. Van ahol az iktatás, máshol bizonyos adatszolgáltatásokhoz kapcsolódó ügyintézés (adóbevallások, 1998-tól az egészség- ill. nyugdíjbiztosítási adatszolgáltatások teljesítése) történik számítógépeken, ugyanakkor megoldatlanok ezeknek a modern adathordozókon keletkező adatoknak az irattározása, kezelése, selejtezése, archiválása. A legkülönfélébb cégek foglalkoznak az ügyintézést gyorsító, segítő software-k készítésével, forgalmazásával, köztük nagyon sok az iratkezelési minimumnak sem felel meg. A legnagyobb baj, hogy az alkalmazói, felhasználói oldalról sem tudják pontosan megfogalmazni a programokkal kapcsolatos elvárásokat.

8 Az öt alföldi levéltár beszámolóiból kitűnt, hogy az 1969-es levéltári törvény alapján vezetett gyűjtőköri jegyzékekben (régi szervkataszterekben) szereplő 28