Levéltári Szemle, 47. (1997)

Levéltári Szemle, 47. (1997) 2. szám - HÍREK - Szűcs István: Adatszolgáltatás korszerűen / 67–68. o.

Adatszolgáltatás korszerűen Elkészült és sikeresen vizsgázott az éves statisztikai adatszolgáltatást támogató programcsomag. Magyarországon ez az első számítástechnikai rendszer, amely a levéltári terület egészét átfogja. Ennek jelentősége túlmutat azon, hogy megoldotta egy célfeladat korszerűsítését, az is bebizonyosodott, hogy megfelelő hozzáállással ez a kis látszámú, anyagi javakban nem bővelkedő szakma is képes a korszerű technika nyújtotta lehetőségek kiaknázására. E sikernek közösen örülhetünk, hiszen nem jöhetett volna létre a Művelődési és Közoktatási Minisztérium Levéltári Osztálya (LO), a Magyar Országos Levéltár (MOL) és az adatszolgáltató levéltárak együttműködése nélkül. Bizonyára érdeklődésre tarthat számot, hogyan is született meg ez a programrendszer, mellyel idén első ízben automatikusan készültek el a Levéltári Szemle ezen számában megjelent, a közlevéltárak elmúlt évi tevékenységét tükröző tájékoztató táblázatok, valamint a Központi Satisztikai Hivatal részére megküldött adatszolgáltatás. Több mint tíz esztendeje folyik már KSH-adatgyűjtés, ami az elmúlt évig nyomtatott adatlapokon történt. Januárban értesültek a levéltárak ennek formai változásáról. A számítástechnikai rendszerre való áttérést voltak, akik lelkesen, de mi tagadás, akadtak olyanok is, akik kissé kétkedve fogadták. Milyen okok tették szükségessé, hogy a jövőben a megszokott formától eltérő módon történjék az adatok bekérése és feldolgozása? A tapasztalatok azt mutatták, hogy az űrlapok kitöltése és összegzése egyaránt nehézséget okozott. Csupán ízelítőül: probléma adódott abból, hogy az adatszolgáltató levéltárak az adatlapok rovatait - a kitöltési útmutató magyarázata ellenére - nem értelmezték egységesen. Gyakran lehetetlenné vált az összesítés amiatt, hogy nem a kért mértékegységben tüntették fel a számokat. Már-már az adatszolgáltatást veszélyeztette az a hozzáállás, amivel bizonyos táblázatokat önkényesen üresen hagyva, egyszerűen áthúztak. Ráadásul a kitöltött adatlapok hemzsegtek a számszaki hibáktól. Megoldást kellett keresni az adatszolgálatás megkönnyítésére, mégpedig olyat, mely egyaránt megfelel az adatokat szolgáltató levéltárak és az adatokat összesítők számára egyaránt. A fenntartó minisztérium és a MOL - amely egyfelől adatszolgáltató, másfelől a Művelődési és Közoktatási Minisztérium megbízása alapján 1997-től az összegző is -, közösen mérte fel a számítógépes adatfeldolgozásra történő átállás lehetőségeit. Nem kell indokolni, milyen nehéz feladat ezt megoldani a mai szűkös anyagi lehetőségek közepette. Egyedi szoftver kifeljesztése mindenhol a világon költséges beruházás. A minisztérium anyagi támogatásával mégis lehetőség nyílt egy programrendszer kifejlesztésére. Miután a MOL elfogadta a PROCESSORG Kereskedelmi és Számítástechnikai Kft. árajánlatát, 1996. november végén megkezdődhetett a program tervezése. Létrejött egy munkacsoport, melyben a fejlesztő kft., a MOL és a LO megbízott munkatársai közösen alakították ki a program specifikációit. Mivel a grafikus képernyő ma már uralkodóvá vált, szinte teljesen kiszorítva a DOS-os alkalmazásokat, ezért a levéltárak számítógépes ellátottságának felmérését követően úgy döntött a munkacsoport, hogy a szoftvert MS-Windows környezetre fejleszti. A rendszer két részből tevődik össze: az egyik elkészíti a levéltárak adatszolgáltatását -ez a Molstatprogram -, a másik összegzi és megalkotja a KSH felé történő jelentést és a Levéltári Szemle számára készítendő táblázatokat. Fontos szempont volt a program tervezésénél, hogy könnyen kezelhető 67