Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 4. szám - KILÁTÓ - Haraszti Viktor: Az Archiv und Wirtschaft 1993-as évfolyama / 76–83. o.

képarchívum egészíti ki, melyet az iratoknak megfelelő rendszer szerint rendeztek. Különgyűjteményként őriznek még a cég múltjára vonatkozó térképeket, tervrajzokat, plakátokat, filmeket és videofilmeket, magnószalagokat és a BASF üzemi újságjának példányait. Mint történeti információs központ természetesen modelleket, színmintákat és reklámanyagot is őriznek. A belső és külső kutatók munkáját számítógépes szolgáltatások segítik, így például az 1913 óta megjelenő üzemi újság cikkeinek címét számítógépre vitték, és kereső címszavak segítségével bármely témáról pillanatok alatt pontos információkkal szolgálhatnak. A ludwigshafeni központi vállalati levéltár nem veszi át az időközben beolvadt — esetenként komoly múlttal rendelkező — vállalatok iratait, hanem a központi archívum levéltárosa segíti az egyes cégeknél azt a munkatársat, aki az irattár—levéltár működéséért felelős. A szerző zárszavában a klasszikus levéltárosi munka és a szolgáltató tevékenység összhangba hozását jelöli meg a BASF archívumának mai és közel jövőbeli legfontosabb feladataként. Ennek az összefüggésnek a vizsgálatával foglalkozik Lothar Meinzer, aki a vállalati levéltáros munkájának alfájaként és Omegájaként tekinti a belső szolgáltató feladatkört.

2 Szerinte egyetlen vállalat sem fog levéltárat berendezni és fenntartani altruista módon, csupán a kutatók, gazdaságtörténészek kedvéért. A menedzsment támogatást csak akkor ad, ha közvetlen hasznot remél, nem csak a jogbiztosító iratok vagy a munkaviszonyra vonatkozó iratok megőrzése, hanem a „csupán" történeti feldolgozáshoz szükséges iratok megőrzése nyomán is. El kell ismertetni a történeti iratok „áru"-jellegét, be kell kapcsolódni a vállalati marketing-stratégiába és a reklámtevékenység alátámasztásával segíteni a vevőkör szélesítését. Mindehhez a munkatársaknak mind a külső, mind a belső adatszolgáltatás terén kezdeményező, aktív szerepet kell betölteniük. A BASF levéltára mintegy 1000 megkeresést kap évente, ami a munkatársaknak komoly elfoglaltságot jelent. Egy része rutinfeladat, más része ugyanakkor hosszabb kutatást igényel. A bonyolultabb eseteket sem szabad elutasítani. Meinzer három példával világítja meg, mit nem tehet a levéltár munkatársa : 1. megkeresés: „Egy előterjesztéshez a következő adatokat kérem ... az egész anyagnak döntésre előkészítve holnapután reggel XY úr íróasztalán kell lenni." A válasz nem hangozhat így: „Ezt a megkeresést korábban kellett volna átadnia, megválaszolásához négy osztály iratait kell átnézni, ami legalább egy hét időt vesz igénybe." 2. megkeresés: „A következő adatokat kérem x témához..." A válasz nem hangozhat így: „Ebben a témakörben három és fél folyóméternyi iratunk van, amit önnek át kell nézni, de a kutatóterem éppen foglalt, jelentkezzen ekkor és ekkor újra." 3. megkeresés: „A főnököm egy cikkéhez még adatokat kér, amik az xy BASF témát tágabb összefüggésben világítják meg." A válasz nem hangozhat így: „Ami nem a BASF vállalati tevékenységével függ össze, nem található a levéltárban, próbálja meg itt és ott." A fenti példákból több következtetés vonható le. Így például egyáltalán nem haszontalan, ha a levéltár munkatársai kiadványok, repertóriumok, adattárak, valamint más magán- és közlevéltárakhoz, múzeumokhoz, egyetemekhez fűződő jó kapcsolatok segítségével bármely, a vállalatnál felmerülő kérdésre választ tudnak adni, amivel létük jogosságát erősíthetik meg. Különbséget kell tenni a levéltár külső és belső felhasználói között. A belső felhasználó általában személyesen nem jelenik meg a levéltárban, hanem telefonon vagy telefaxon keresztül kér információkat, behatárolt és pontosan meg77