Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - KILÁTÓ - Szaszkó István: A Journal of the Society of Archivists 1988–1989-es évfolyamai / 76–81. o.

felhasználhatóak rutin levéltári feladatok ellátására, ráadásul akár olyan személyzettel is, akik sem nem .képzett gépkezelők, sem nem képzett levéltárosok. A cikk ezt követően a PRO modernkori áratok osztálya PC-felhasználási tapasztalatait írja le a bővített, ám egyébként hagyományos segédletek készítése során. A hardver és szoftver kiválasztását szakemberekre bízták: a kormány központi számítógép és távközlési szervezetére, akik egy nem IBM kompatibilis Apricot számítógépet választották ki, s egy Data Master nevű adatbázis-kezelő programot ajánlottak mellé. A két konkrét munka, amihez a gépet vették: egy fényképkatalógus és egy tengerészeti iratokhoz szolgáló kalauz volt. Mindkettő egy-egy személy egyéni munkája volt, mindketten képzett levéltárosak és gyakorlott számítógéphasználók is voltak egyben. Igaz így nem tudták megítélni, hogy milyen haszna volna a computereknek, ha levéltári és számítógépes ismeretekkel nem rendelkező középkáderek kezelnék azokat, ezért egy újabb gépet vásároltak, nem .meghatározott oélra, hanem csak kipróbálni, mire is lehet használni. A betanulásban a PRO házi számítógéprendszerének szakemberei, valamint házon kívüli tanfolyamok is segítettek. Az egyik segédletkészítő tapasztalt levéltáros is részt vett a betanításokban. Ám gyakran — tekintve, hogy ő sem volt szabályosan kiképzett számítógépes szakember —, az oktatás kis hatékonyságú volt és inkább gyakorlati, kipróbálás jellegűnek, s emellett igen időigényesnék is bizonyult. Végül is a PRO egy számítógépes szakember alkalmazása mellett döntött. Ezt követően a cikk a két konkrét munkát ismerteti bővebben, majd a MACREX könyvindex-készítő programot mutatja be. Végül az osztályvezető által, általános hivatali és vezetői munkára használt Amstrad PCW 8512, szintén nem IBM kompatibilis mikrogépen szerzett tapasztalatokról olvashatunk. Egy három hónapos vizsgálati időszakban az idő negyedét lehetett vele megtakarítani. Végső összegzésként megállapítja, hogy a számítógép használata részint a gyorsaság, illetve a végtermék-segédlet sokoldalú felhasználhatósága miatt jelent előnyt. Az 1989 áprilisi számban az észak-walesi Clwyd levéltárában végzett számítógépesítésről oivas'hatunik. A levéltárat 1974-iben két korábbi megyei és egy bizonyos terület levéltáraiból alakították ki. A megalakítás után igen nagy munkát jelentett a sok helyi közigazgatási anyag, valamint a magánletétek jegyzékelése, ráadásul a walesi levéltáraknak először 1976-ban volt alkalmuk egyházi iratanyagok átvételére, ami a teendőket 'még tovább szaporította. Az évek folyamán a levéltár különböző hagyományos hely- és tárgynévmutatókat (készített, de ezek fő hátránya a közös személynévmutató hiánya volt. A számítógépek alkalmazása az 1980-as évek elejéig fel sem merült, nem is volt a levéltárakban senki sem, aki értett volna hozzájuk. A megyei tanács adatfeldolgozási szakemberének tanácsára 1983-ban egy használt IBM nagyszámítógép terminált vásároltak, amelyet telefonvonal kötött össze a központi géppel. A levéltár költségvetését 2000 fonttal megemelték számítógépes fejlesztés címén, s a cikk írója megkezdte munkáját a megfelelő mutatóformátum kialakítására; munkája során építhetett Michael Cook (University of Liverpool) tanácsaira. A formátum elkészítése után a megyei tanács szakembere alakított ki egy megfelelő űrlapképernyőt. Az indexelést a két megbízott levéltáros végezte közvetlenül a jegyzékékből, segédletekből, nem véve figyelembe a kötetek végén lévő névmutatókát. Az index szerkezete egyszerű: név, megye, foglalkozás, dátum, jelzet. A munka gyorsítására rövidítéseket alkalmaztak. így két-három óra alatt 200—300 név táplálható be. Ha egy fond vagy gyűjtemény indexelése befejeződött, a nevek indexét korrektúra céljából (a különböző mezők szerinti ABC-rendben) kinyomtatták. Megfelelő mennyiség elérése után a listákat újfent, immár végleges formátumban kinyomtatták, s a kutatóterem79