Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - KILÁTÓ - Szaszkó István: A Journal of the Society of Archivists 1988–1989-es évfolyamai / 76–81. o.

den 'kezdő számára riasztó, a hozzáértők szívesen misztifikáljálk tudásukat. A gép használata és kezelése olyan gondolkozást Ikíván meg, ami eltér a hétköznapitól. A számítástechnika lényegéhez tartozik ugyanis, 'hogy a legkomplexebb folyamatot is vagy/vagy és igen/nem állítások sorára vezeti vissza. Ugyanakkor a nyelvezete is elriasztó. A levéltári felhasználás során az első kézenfekvő lépés a cél-orientált, vagy célszoftver vásárlása vagy inkább Ikifejlesztetése, ímegiratása, ez azonban természetesen drága. Ehelyett a jelen helyzetben a kezdőnek célszerűbb, ha közkeletű szoftverek tanulása során gyakorlati és hasznos tapasztalatokat szerez. Ahelyett, 'hogy egy speciális probléma megoldására próbálnánk megoldást találni, tekintsük eleinte úgy a gépet, és a tapasztalatokat olyannak, mint amelyek lehetővé teszik a imár 'eddig is végzett munkák gyorsabb és hatékonyabb elvégzését, s mint amelyek lehetővé teszik más olyan dolgok elvégzését is, amelyre egyébként nem is gondoltunk volna. Ha nem táplálunk túlzott reményeket, csodálkozni fogunk, hogy milyen gyors előrelépést tettünk. A csökkenő gép- és szoftverárak segítik, illetve lehetővé teszik a levéltári alkalmazást. A Bank of England levéltárának számítógépesítését taglaló előadás tanúsága szerint a pénzintézet levéltára csak az utolsó tíz év folyamán Ikerült egységes felügyelet alá, s történt 'meg az egyöntetű levéltári rend kialakítása. A szűkös pénzügyi lehetőségek miatt (!) a gépesítéshez csak microszáimítógép jöhetett számba. Jelenleg a (fond) jegyzék másolatai a banknál 20 különböző helyre vannak szétküldve helyi felhasználására, s e gyakorlatnak folytatódnia kellett. Az adatbázis formátumának ezért a jegyzékeik formátumához kellett hasonlítania. Mivel a jegyzékek a Wang nevű szövegszerkesztővel készültek, célkitűzésük az volt, hogy a Wang dokumentumfilmeket többé-kevésbé automatikusan konvertálják az adatbázis részére, különben pedig az adatokat eleve olyan formában kellene az adatbázisba bevinni, ami levéltári jegyzék formájában készítene filmeket. Praktikusabbnak az előző megoldás tűnt, tehát free text-jellegű adatbázisra volt szükség, olyanra, amely különböző nagyságú és szerkezetű filenkat tud magába fogadni. A STATUS nevű, eredetileg az atomenergia-kutatási szervezet által kifejlesztett programot (használták. (A fentebb említett Wellington projekt is ezt a szoftvert használta!) A feladathoz az akkor (1986-ban) legjobb Wang PC-t választották 67 megabyte-os winchesterrel. A korábbi listákat egy kölcsönzött optikai karakterfelismerő szoftverrel olvastatták be. A listákat 20 oldalas egységékben, mint szövegfiiéket olvastatták be. A margók beállításával az ismétlődő, felesleges információkat (pl. fejléc, lábjegyzetek stb.) lehagyták. Szokvány Wang utilitity programokkal való többszörös konvertálás után szabvány ASCII szövetfiieket kapták, amelyékben csupán a tabülációs pontok, a soremelés, és kocsivissza jelek voltak csupán a szerkesztési utasítások. A levéltári adatbázisok felépítésekor fontos a jegyzék tipográfiája is. Az ismétlések kiküszöbölésére és az egységesítés végett egy rövid BASIC-nyelvű programot készítettek. Az adatbázis építése 1986 novemberében kezdődött és 1987 áprilisára már be is fejeződött. A gépi adatbázis főbb előnyei: bármilyen keresett szó, kifejezés azonnali lokalizálása; bizonyos tételek száma adott fondókban szintén azonnal megállapítható; bárminemű összehasonlítások tehetők; bizonyos időhatárok előtti, közötti, vagy utáni iratok listázása lehetséges (pl. kutatási korlátozás alóli felszabadításhoz). Mivel PC-n egy időben csupán egy személy használhatja az adatbázist, a közeljövőre tervezik egy több-terminálos rendszer (DEC VAX) bevezetését is. Az utolsó előadó a személyi számítógépek levéltári (konkrétan Public Record Office-beli) felhasználásáról beszélt. Véleménye szerint a PC-k sikeresen 78