Levéltári Szemle, 41. (1991)
Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - KILÁTÓ - Szaszkó István: A Journal of the Society of Archivists 1988–1989-es évfolyamai / 76–81. o.
közzé Michael Roper háromrészes bibliográfiáját a levéltári automatikus adatfeldolgozás angol—német—francia nyelvű szakirodalmáról. 1982 j ben a folyóirat már a számítógépnek, mint kutatási eszköznek a használatával, illetve a géppel olvasható dokumentumok megőrzésével és tárolásával foglalkozott. Az 1988—1989. évi füzetekben fél tucat cikk, ismertetés foglalkozik a számítógépek levéltári alkalmazásával. Az 1988. januári szám a southamptoni egyetem könyvtárában őrzött Wellington-gyűjtemény, 1982. decemberétől megkezdett számítógépes feldolgozásáról szól. A kezdeti kiindulás, illetve felismerés az volt, hogy a levéltári és kézirattári katalogizálás, illetve leírás a könyvtáritól elegendően eltérő ahhoz, hogy (külön levéltári automatizált rendszer kifejlesztésére legyen érdemes gondolni. A gépesített katalogizálás (MARC — Machine Readafole Cataloging) célja, hogy a könyvtárak egymás közötti adatcseréjét lehetővé tegye. Levéltárak között ilyen méretű, mértékű adatcsere azonban a gyűjtemények unikális jellege miatt nem valószínű. A kéziratok és iratok automatizált feldolgozása során nem a szabványosításra, az információcsere lehetővé tételére kell a hangsúlyt helyezni, hanem a sokoldalú lekérdezés, hozzáférhetés biztosítására. A USMARC levéltári verziójának, illetve az elérhető szoftverek ismertetése után a szerző az általuk választott programot mutatja be. 1983 nyarán a könyvtár a harwelli Atomenergia Kutató Intézet által kifejlesztett STATUS nevű 'free text retrieval' jellegű program mellett döntött, amelynek egyik fő jellemzője, hogy igen (hosszú rekordokat képes kezelni. A programot az egyetem egyik nagyszámítógépére installálták. Az egyes rekordok 8 mezőből álltak (cím, tartalom, fizikai állapot, esetleges publikálás adatai, rendezési kifejezése, kutathatóság, időhatárok). A hatékony visszakeresés érdekében az adatbázist fejezetekre osztották. A 255 fejezet mindegyike maximálisan 4095 rekordot tartalmazhat, amelyekből egy-egy akár 100 000 szavas is lehet. Az adatelőkészítés 1984 márciusától folyt, a betáplálást ezen év novemberétől két segédlevéltáros végezte személyi számítógépen egy közönséges szövegszerkesztő segítségével, s a kész anyagot floppykról vitték be a nagyszámítógépbe. 1986 nyaráig az adatbázis 9 megabyte-nyi terjedelműre nőtt, az automatikus indexfile 13,5 megabyte volt. Az adatbázis átlagos havi növekedése 325 000 karakter, az átlagos rekordhossz 3365 karakter volt. A szoftver kipróbálására és próbaadatbázis készítésére 6 hónapot szántak. A biztonsági mágnesszalagok illetve 'mágneslemezek készítéséneik módja, illetve lekérdezési példák bemutatása után olvasható, hogy milyen problémákat jelentett az adatbázisnak az egyetem új IBM 3090/150 típusú nagyszámítógépére történő átültetése. Az adatbázis az angol országos akadémiai számítógépes hálózat tagjai részére nyilvános telefonvonalakon keresztül, heti 156 órában érhető el. Egy kétórás keresés ára 1986-os árakon számolva 5 font volt. A tanulmány végső megállapítása az, nogy az adatbázis-építés folyamata során indokolt a nagygép használata, a kész adatbázis felhasználása azonban PC-k vagy compakt-lemezék révén jóval kifizetődőbb lenne. A könyvtár további 3 gyűjteménye számítógépes feldolgozását is tervezi. Az előbb ismertetett cikk utáni összeállítás a számítógépek levéltári alkalmazásának elméleti és gyakorlati kérdéseiről szól. A levéltárosok társasága 1987. évi éves konferenciáján elhangzott előadások közül az elsőt az általános problémafelvetésnek szentelték. A Public Record Office J beli előadó szerint a brit levéltárak többségében a személyi számítógépeket ekkor még többnyire csak szövegszerkesztési célokra használták. Jóllehet ekkorra a számítógépek a hétköznapi életnek már elfogadott és fontos részeivé váltak, levéltári megítélésük továbbra is indulatokat kavart. Ezek egy része pozitív, de többsége negatív, s ez utóbbiak zöme irracionális: rajongás, gyűlölet, düh. A számítógép min77
