Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archíválása című kutatási téma zárójelentése: rövidített szöveg / 48–56. o.

gadták. Az ilyen és ehhez hasonló gondok kiküszöbölésére azt az elgondolást tartom jónak, amely szerint a levéltáraknak felül kell vizsgálniuk gyűjtőkörüket és döntően az államigazgatási szervekre és állami vállalatokra kell koncentrálniuk. Feltétlenül szükséges ezzel kapcsolatban a levéltár és az érintett szervek viszonyának részletes jogi szabályozása, kiterjesztve azt a számítógépes rendszerek archiválásával kapcsolatos problémákra is. Pontosítani kell az 1969. évi 27. számú tvr.-ben szereplő irat fogalmát, meg kell határozni az adattulajdonosok kötelességeit a működésük során létrehozott számítógépes adatállományok őrzésével kapcsolatban, továbbá ki kell térni arra is, hogy az adattulajdonos iratkezelési szabályzata kiterjedjen a mágneses adathordozókon tárolt adatokra is. Jelenleg érvényes jogszabály rendelkezik az üzembe helyezett számítógépes nyilvántartások dokumentálásáról, de általános tapasztalat (külföldön is), hogy a dokumentációk hiányosak, rosszabb esetben nem is léteznek. Jogszabályban kell biztosítani a levéltár betekintési jogát az üzembe helyezett rendszerek dokumentációjába, ugyanakkor meg kell határozni a levéltár kötelezettségeit az adattulajdonosok adatvédelme érdekében. A fent jelzett problémák rendezése nem a levéltár feladata, de az előkészítés munkájában célszerű részt vennie saját érdekeinek érvényesítése érdekében. 2. Számítógépes rendszerek felmérése és értékelése Ezt a feladatot a tanulmányok tapasztalatai alapján fel kell bontani résztevékenységekre. Elsőként el kell végezni a számítógépes rendszerek felmérését. Egyértelmű, hogy erre legalkalmasabb módszer az, ha valamennyi rendszer leíró információit adatlapon rögzítjük. Az adatlapon szereplő kérdések öszszeállításánál két fontos dolgot kell figyelembe venni: — az adatlapnak minden olyan adatot tartalmaznia kell, amely egyértelműen azonosítja a rendszert, és lehetővé teszi annak eldöntését is, hogy tartalmaz-e levéltári értékű állományt; — abban az esetben, ha egyfajta adatlappal mérnénk fel az élet legkülönbözőbb területén alkalmazott rendszereket, az adatlap terjedelme meglehetősen megnövekedne, de figyelembe kell venni azt is, hogy egy nagy terjedelmű adatlap kitöltése több rendszer esetében időt rabló feladat, tehát a kérdések körét minimalizálni kell. Ez utóbbi ellentétes feltételeknek úgy tudunk a legegyszerűbben eleget tenni, ha kétfajta adatlapot rendszeresítünk. Az első — viszonylag kevés kérdést tartalmazó — adatlap csak a rendszer azonosító adatait, valamint egy olyan leíró részt tartalmazna, amely elegendő információt nyújt annak eldöntéséhez, hogy levéltári értékű-e a rendszer. Ezt az adatlapot az Összes rendszerre vonatkozóan ki kell tölteni, és később az értékelés során ez alapján ki lehet válogatni az archiválandó állományokat. Jól összeállított adatlap esetében a felmérés folyamata nem igényli levéltáros közreműködését, de az értékelés mindenképpen egyedi kell, hogy legyen, és elsősorban levéltárosi szakértelmet megkövetelő feladat. A nemzetközi tapasztalatok alapján megállapítható, hogy a minősítéshez a mágneses adathordozókon rögzített iratok esetében sem adhatók meg egyértelmű kritériumok, de mint a hagyományos iratoknál, itt is meghatározhatók olyan iratfajták — rendszerek —, amelyekről külön értékelés nélkül is megállapítható, hogy nem tartalmaznák történeti értékű információkat. (Természetesen ezek esetében már az egyes számú adatlapot sem kell kitölteni.) Az értékelés eredményeképpen a felmért rendszerek körét 55